기한이 지났거나 대체된 서류: 골라낸 다음에는
몇 번 정리하고 나면 「이제 필요 없을 것 같은」 것들이 한 무더기 쌓입니다. 옛 통지서, 대체된 카드, 기한이 지난 양식, 이전 판의 증명. 버리는 것은 빠르지만 잘못 버렸을 때의 대가가 비대칭이라 한 번 나누어 볼 값어치가 있습니다.
버릴지 말지를 한 번에 정하지 말고 세 더미로 나누십시오
질문을 「이것을 버려도 되는가」에서 「이것은 어느 더미인가」로 바꾸면 판단이 훨씬 쉬워지고, 어떤 규정도 알 필요가 없어집니다.
- 실제로 할 수 있는 것
- 원본을 남길 것: 기한이 지났어도 그 자체를 제시하라고 할 수 있는 것
- 스캔만 남길 것: 내용은 쓸모가 있지만 실물이 자리를 차지할 필요는 없는 것
- 처리해도 되는 것: 새 판이 내용을 온전히 대체했고 그 새 판이 손에 있는 것
기한이 지났다고 쓸모가 없는 것은 아닙니다
효력을 잃은 뒤에도 물어보게 되는 서류가 있습니다. 그것이 기록하는 것은 「그 기간에 무슨 일이 있었는가」이고 그 사실은 만료되지 않기 때문입니다. 옛 통지서, 이전 판의 증명, 이미 쓴 양식의 사본이 이 갈래입니다.
본 사이트에 여권 만료가 가까울 때 먼저 확인할 세 가지를 다룬 글이 있고 옛 여권을 버리지 말라고 적혀 있습니다. 같은 이치가 다른 서류에도 적용됩니다. 대체된 그 한 부가 기록하는 것은 대체되기 전의 그 기간입니다.
확실하지 않으면 남기십시오
종이 한 부를 보관하는 비용은 거의 영이고, 나중에 다시 받는 비용은 몇 주에 수수료가 붙거나 본국까지 가야 할 수도 있습니다. 양쪽이 비례하지 않으니 확실하지 않을 때의 답은 남기는 것입니다.
본 사이트는 어떤 서류를 버려도 되는지 판단하지 않고 어떤 서류가 아직 필요한지도 판단하지 않습니다. 확인하려면 그 서류를 발급한 기관에 물으십시오. 본 사이트에 어느 서류를 누가 발급하는지 다룬 글이 있습니다.
처리하기로 한 것은 파쇄한 뒤에 버리십시오
이름과 주소와 계좌번호와 증서 번호가 적힌 것은 파쇄해서 버리십시오. 어느 장이 괜찮은지 가리는 데 시간을 쓰지 마십시오. 가리는 시간이 파쇄하는 시간보다 깁니다.
양이 많다면 정기적으로 문서 파쇄 행사를 하는 곳도 있으니 살펴볼 만합니다. 다만 그것은 편의이지 필수가 아닙니다. 가정용 파쇄기나 가위도 똑같이 유효합니다.
스캔은 스캔대로, 현행 서류와 섞지 마십시오
스캔만 남기기로 한 더미는 현재 유효한 서류와 나누어 두십시오. 한 폴더에 새것과 옛것이 섞여 있으면 나중에 찾을 때 잘못된 판을 꺼내게 되고, 잘못된 판을 꺼내는 것은 찾지 못하는 것보다 번거롭습니다.
방법은 간단합니다. 「대체됨」 하위 폴더를 하나 만들고 파일 이름 앞에 연도를 붙이십시오. 본 사이트에 서류를 나중에 찾을 수 있는 모습으로 정리하는 법을 다룬 글이 있습니다.
이 일은 점검할 때 함께 하면 됩니다
따로 시간을 잡지 않아도 됩니다. 본 사이트에 서류 만료를 추적하며 날짜를 한곳에 모으라는 글이 있고, 중요한 서류를 몇 부 어디에 두어야 하는지 다룬 글에 주기적으로 점검하며 기한 지난 것을 골라내라고 적혀 있습니다.
골라낸 그 자리에서 바로 세 더미로 나누는 편이 쌓아 두고 나중에 처리하는 것보다 낫습니다. 쌓아 둔 더미는 다음에 열었을 때 또 처음부터 판단해야 하기 때문입니다.
이 글의 범위
이 글은 스스로 쓸 수 있는 분류와 보관 방법만 설명하며, 어떤 서류를 버려도 되는지, 아직 유효한지, 여전히 보관해야 하는지 판단하지 않고, 어떤 기관의 서류 보존 요구나 기한도 서술하지 않으며, 법률이나 이민에 관한 어떤 조언도 제공하지 않습니다. 구체적인 문제는 발급 기관의 공식 안내를 기준으로 하십시오.
핵심
질문을 「버려도 되는가」에서 「어느 더미인가」로 바꾸십시오. 원본을 남길 것, 스캔만 남길 것, 처리해도 되는 것. 기한이 지났다고 쓸모가 없는 것은 아니며 대체된 한 부는 그 이전 기간을 기록합니다. 확실하지 않으면 남기고, 버릴 것은 파쇄하며, 스캔은 「대체됨」 폴더에 따로 두십시오.