期限切れの書類や差し替えられた書類：より分けたあとどうするか

まず三つの山に分ける。捨てるかどうかを一度に決めない

問いを「これは捨てられるか」から「これはどの山に入るか」に置き換えると、判断はずっと楽になり、しかも規定を何も知らなくても済みます。

• 実際にできること
• 原本を残す：期限が切れていても、それ自体の提示を求められる可能性がある
• スキャンだけ残す：内容は役に立つが、現物が場所を取る必要はない
• 処分してよい：内容が新しい版に完全に置き換えられていて、その新しい一部が手元にある

期限切れは、役に立たないという意味ではない

書類によっては、失効したあとも聞かれることがあります。それらが記録しているのは「その期間に何があったか」であり、その事実は期限切れにならないからです。古い通知書、一つ前の版の証明書、使い終わったフォームの写しは、すべてこの種類に入ります。

当サイトには、パスポートの期限が近づいたときにまず確認する三つのことについての別の記事があります。その中で古いパスポートは捨てないことに触れています。同じ理屈がほかの書類にも当てはまります。差し替えられたほうの一部は、差し替えられる前の期間を記録しています。

迷ったら、残す

紙を一枚保管するコストはほぼゼロですが、あとで再発行してもらうコストは、数週間と費用一件分になることがあり、母国に戻って手続きしなければならないことさえあります。この二つは釣り合いません。ですから、迷ったときの答えは「残す」です。

確認したいなら、その書類を発行した機関に問い合わせます——当サイトには、どの書類を誰が発行するかについての別の記事があります。

処分すると決めたものは、裁断してから捨てる

名前、住所、口座番号、証明書の番号が載っているものは、裁断してから捨てます。どの一枚なら問題ないかを判断するのに時間を使わないでください——判断する時間のほうが、裁断するより長くかかります。

量が多い場合、地域によっては定期的な書類の破棄イベントがあるので、気に留めておくとよいでしょう。ただし、それは便利というだけで、必須ではありません。家庭用のシュレッダーやはさみでも同じように有効です。

スキャンはスキャンとして、現行のものと混ぜない

スキャンデータを残す山は、現在有効な書類とは分けて保管します。同じフォルダーに新旧が混ざっていると、あとで探すときに違う版を手に取ってしまいます。違う版を手に取るのは、見つからないより厄介です。

やり方は簡単です。「差し替え済み」というサブフォルダーを作り、ファイル名の先頭に年を付けます。当サイトには、書類をあとで見つけられる形に整理することについての別の記事があります。

これは点検と一緒にやれば十分

別に時間を取る必要はありません。当サイトには、書類の有効期限の管理、日付を一か所にまとめることについての別の記事があります。当サイトには、重要書類を何部、どこに保管するかについての別の記事があります。その中で、定期的な点検のときに期限切れのものをより分けることに触れています。

より分けたその場でついでに三つの山に分けるほうが、積んでおいてあとで処理するより効果があります——積んでおいたその束は、次に開いたときにもう一度判断し直すことになるからです。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、自分で使える分類と保管の方法です。いかなる書類が捨ててよいか、まだ有効か、まだ保管が必要かを判断せず、書類の保管に関するいずれの機関の要件や期限も説明せず、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。具体的な問題については、発行機関の正式な説明を基準としてください。