フォームの版が更新されたとき、自分が使っているのが正しい版かを確認する方法

版の日付はフォームの決まった位置にある

公的機関のフォームの多くは、ページの端に版の日付を記しています。ダウンロードしたらまずその日付を見て、公式サイトがその時点で受け付けると案内している版と照らし合わせます。

毎回、公式サイトからダウンロードする

以前保存したファイルを使わないでください。第三者のサイトが提供している版も使わないでください。フォームは無料で、公式の提供元からダウンロードするのに費用はかかりません。

第三者のサイトが提供している版は古くなっていることがあり、不要な有料サービスが付いてくることもあります。

• 実際にできること
• 提出のたびにダウンロードし直す
• ダウンロードしたら、版の日付が公式サイトの案内と一致していることを確認する

記入説明書も一緒に変わる

フォームが改訂されるとき、記入説明書（instructions）も通常は更新されます。2つとも、その時点の版を一緒に見るようにします。

提出する前にもう一度確認する

ダウンロードしてから実際に提出するまでに何週間も空くことはよくあり、その間にフォームが改訂されることがあります。ですから、提出する前に公式サイトに戻ってその時点の案内をもう一度見るほうが、書き直すよりずっと早く済みます。

ダウンロードした日付を自分の記録に書いておきます。そうすれば、次に「手元のこれはいつ入手したものか」を判断するときの根拠になります。

旧版に記入した内容をそのまま書き写さない

改訂後は欄が増えたり、削られたり、順番が変わったりすることがあるので、旧版の答えを位置どおりに新版へ書き写すことはできません。1欄ずつ照らし合わせ、それぞれの欄が実際に何を尋ねているのかを確かめます。

旧版のほうは、自分が何を記入したかの記録として残しておきます。後になって以前提出した内容を尋ねられた場合、それがあなたの唯一の根拠になります。

何人かで一緒に手続きするときは、版をそろえる

家族や何人かの同僚が同時に手続きをすることになり、各自でダウンロードした結果、手元にあるのが別々の版だった、ということがあります。これはとてもよくある食い違いで、たいていは提出の当日になってから気づきます。

やり方は簡単です。ダウンロードする人を1人決め、一度に全員へ配り、ダウンロードした日付を同じ場所に書いておきます。当サイトには、家族で一緒に書類を手続きするとき、間違えずに分担する方法についての別の記事があります。版の確認は、その分担の中でも、まとめて1人が処理するのにいちばん向いている項目です。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、版を確認する習慣です。いずれのフォームの記入方法、提出の手続き、受理の規定も説明せず、法律上または移民に関する助言でもありません。どの版が基準になるかは、所管機関のその時点の案内が基準です。必要に応じて、資格のある専門家にご相談ください。