証明人を頼まれたとき、または確認の電話がかかってきたとき：まず、その電話が誰からなのかを確かめる

まず出どころを確かめ、それから内容を確かめる

かかってきた電話が本物かどうかは、相手の言うことからは判断できません。できるのは、機関名、案件や申請の番号、そして相手の氏名と内線番号をはっきり尋ね、そのうえで折り返すと伝えることです。

当サイト（ツールサイト）には、自分から連絡するときは、見つけたものが正しい番号で正しい入口であることを先に確かめることについての別の記事があります。折り返す番号は自分で調べたものにします。相手が告げた番号ではありません。

確認するのは、自分が確かに知っている部分だけ

「彼はここに二年くらい住んでいたと思います」と「私は彼と知り合って二年で、その間に彼の家に行ったことがあります」は、別々の二つの文です。前者は、あなたが把握していない事実を、相手のために補ってしまっています。

当サイト（ツールサイト）には、お互いが同じことを話していると確かめること、つまり復唱し、書き留め、一字ずつ照らし合わせることについての別の記事があります。尋ねられたら、まず質問を一度復唱します。多くの行き違いはその段階で消えます。

• 実際にできること
• 知っていること：自分の目で見たこと、または自分が直接関わったこと
• 知らないこと：知らないとそのまま言い、推測しない
• 代わりに答えられないこと：本人自身の情報や判断に属すること
• 先に確認が必要なこと：あとで返答すると伝え、実際に返答する

連絡先として記入される前に、先に知る権利がある

友人や同僚があなたを何かの書式に書き入れようとしているのであれば、引き受ける前に尋ねてかまいません。これは何のためのものか、相手はいつごろ連絡してくる可能性があるのか、そしてどのようなことを尋ねられるのか、です。

当サイト（教育サイト）には、緊急連絡先になってほしいと頼まれたときは、引き受ける前に三つのことを聞き出すことについての別の記事があります。その記事が扱うのは緊急時に駆けつける場合で、この記事が扱うのは誰かがあなたに確認を取りに来る場合です。どちらもほかの人の書式に書き入れられることですが、準備するものが違います。

相手の書類を預かったり、取り次いだりしない

「ひとまず預かっておいて」「渡しておいてもらえますか」は小さな頼みごとに聞こえます。しかしそれによって、自分のものではない書類が自分の手元にあることになり、以後その書類についての質問は、まずあなたのところに来ることになります。

当サイトには、家族の書類手続きを手伝うときは、本人に代わってできないことを先にはっきりさせることについての別の記事があります。あなたの側に当てはめると、こうなります。手伝えるのは連絡と声かけであって、保管と代わりに答えることではありません。

話し終えたら一行書き留める

日付、相手は誰か、どの機関からか、何を尋ねられたか、あなたは何と答えたか。この一行は自分自身のためのものです。数か月後に誰かに尋ねられたとき、必要なのは印象ではなく記録です。

あわせて、本人にも一言伝えましょう。確認の連絡があったこと、おおよそどのようなことを尋ねられたか、です。これは本人の役に立ちますし、あなたの知らないところで双方の話が食い違うのを避けられます。当サイト（ツールサイト）には、手紙を一通書いてほしいと頼まれたときは、その手紙で何を証明するのかを先に尋ねることについての別の記事があります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、自分で確認できる順序と、残しておくべき記録です。いずれかの機関や組織の確認手続きや規定については述べません。いずれかの陳述の効力や責任についても説明せず、いずれかの電話や要求が本物かどうかの判断もしません。また、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。

確認が必要な状況に出合ったら、自分で確かめた公式の窓口を通じて、その機関に確認してください。