新しく受け取った書類に印字の誤りが一か所ある：使う前に先に対処する
当サイトには、古い書類と新しい書類のあいだについての別の記事があります。その中で、新しいものが届いたら一字ずつ照らし合わせるよう述べています。これは、二つの書類が食い違っている場合とは違います。その場合は、どちらが基準なのかを先に見つける必要があります。今回の場合は、正しいものが何かをあなたは知っています。それは自分で提出した内容だからです。ですから、本当に切迫しているのは時間です。この種の訂正の多くは、「まだ使っていない」段階で対処するのがいちばん単純です。
誤りがどの種類かを先に確かめる
つづりや文字（名前のローマ字表記、ミドルネームの位置）、日付（月と日の順序、年）、番号、あるいはある欄の内容が提出した版と異なっている。この四種類は、対処の速さも手間の程度も異なります。
確かめる方法は、記憶に頼るのではなく、提出したものと照らし合わせることです。提出する前に自分が記入したものを一部残しておくのは、そのためでもあります。当サイトには、書式に記入するとき、書き方がわからない欄に出合っても、空欄にも当て推量にもしないことについての別の記事があります。提出する前に写真を撮るかスキャンして一部残しておく必要があります。次の書式でも同じことを尋ねられるからです。
ひとまず使わない
銀行、雇用主、学校、あるいは内容を書き写すどこかの場所に渡してしまうと、その誤りはほかのシステムに複製されます。もともとは一つの書類の問題だったものが、いくつもの書類のあいだで食い違うという問題になります。
当サイトには、氏名や生年月日が書類によって食い違っているときにどう対処するかについての別の記事があります。その記事が扱うのはすでに広がったあとの状況で、いまのあなたはまだ広がる前にいます。これが、この件で唯一の時間的な強みです。
発行した側に戻る。しかも早く
この件の窓口は発行機関で、この書類を受け取る誰かではありません。多くの機関には「発行した直後に見つかった誤り」について比較的単純な対処の方法がありますが、それには通常、時間に関する条件があります。
当サイトには、どの書類をどこが発行するのかについての別の記事があります。正しい質問をすることより、正しい機関に尋ねることのほうが大切です。その相手が見つかったら、次です。当サイト（ツールサイト）には、ある機関に記録を一部求めるときは、まず相手側の呼び名で伝えることについての別の記事があります。同じ一回の通話の中で、窓口、時期、費用、送り先を尋ね終える必要があります。訂正にも同じ一組の質問が当てはまります。
伝え方は具体的に、しかも対照できるものを添える
役に立つ伝え方はこうです。「この書類のこの欄は何々となっていますが、私が提出した版では何々です。両方を添付します」。なぜそうなったのかを説明する必要はなく、誰の落ち度なのかを推測する必要もありません。
当サイト（ツールサイト）には、双方が同じことを話していると確かめること、つまり一度復唱し、相手に書き留めてもらい、一字ずつ照らし合わせることについての別の記事があります。名前や番号のようなものは、特に一字ずつ読み上げておく必要があります。同じように聞こえる文字が多いからです。
すでに使ってしまっている場合
その場合は、もう一つ手順が増えます。その書類を使ってすでに手続きをした場所をすべて書き出します。それらの場所にはいま、誤った版が保存されているからです。訂正のあとは一つずつ戻って更新します。相手が自分で気づくのを待つのではありません。
当サイトには、住所、電話番号、email も一致している必要があり、しかも誰も知らせてはくれないことについての別の記事があります。その記事の「情報を預けた場所を先に書き出す」という手順は、ここでも同じやり方です。
一件まるごとを一行で記録し、正しい版も含める
何日に気づいたか、どの欄が誤っていたか、正しいものは何か、誰に連絡したか、相手はどう対処すると言ったか、そして新しいものが何日に届くか。最後の項目は残しておきます。それが届くまでは、手元のこの書類が唯一のものであることに変わりないからです。
当サイトには、書類をあとで見つけられる形に整理することについての別の記事があります。今回のやり取りと二つの版の写真は、どちらもその場所に入れます。同じ書類でこの先また問題が起きたとき、この数行が出発点になります。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、気づいたあとに自分でできる照合、連絡、記録の順序です。いずれかの機関の訂正の手続き、条件、費用、期限については述べません。いずれかの書類がまだ使えるかどうかの判断もしません。また、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。
具体的な問題はすべて、発行機関の公式の説明が基準です。必要に応じて、資格のある専門家に相談してください。
ポイント
誤りがつづり、日付、番号、欄の内容のどれなのかを先に確かめます。記憶に頼るのではなく、提出したものと照らし合わせます。ひとまず使わないでください。渡してしまうと誤りがほかのシステムに複製され、問題は一つからいくつにも増えます。発行した側に戻ります。しかも早く、です。「発行した直後に見つかった」場合は、通常、対処が比較的単純だからです。伝え方は具体的にし、二つの版の対照を添えます。誰の落ち度なのかを推測する必要はありません。すでに使ってしまっている場合は、それを使って手続きをした場所をすべて書き出し、訂正のあとで一つずつ戻って更新します。最後に、正しい版も含めて一行で記録します。