家族で一緒に書類を手続きするとき、間違えずに分担する方法

1人に1つのフォルダー、色を分ける

1人ひとりの書類は物理的に分けて保管し、色の違うフォルダーを使います。窓口ではフォルダーごと取り出せばよく、束の中から探す必要がありません。

一覧表を1枚作り、各人の各書類の状況を記録する

横軸は家族のメンバー、縦軸は書類の種類とし、ます目に状況と有効期限を記入します。誰に何がまだ足りないのかがひと目で分かります。

• 実際にできること
• 状況の欄は決まった数種類の書き方にする：未着手、手続き中、取得済み、提出済み
• 有効期限の欄は、共有カレンダーにも同時に記入する

連絡係を1人決める

外部との連絡は同じ1人が担当し、2人が別々に電話をかけて違う説明を受ける事態を避けます。もう1人は、バックアップと記録を担当します。

子どもの書類は期限に別途注意する

未成年者の証明書の有効期間は通常、成人より短く、更新の時期が親とそろいません。これは、最後の最後まで見落とされやすい点です。

書類どうしは互いを参照するので、順番がある

ある書類の申請には別の書類が必要になることがあるので、順番は好きなように決められるものではありません。順番を間違えると、「AにはまずBが必要で、BにはまずAが必要」という錯覚が生じますが、実際にはまだはっきり尋ねていないだけです。

一覧表に欄を1つ増やします。この書類には先に何が必要か。この欄の内容は発行機関に尋ねて記入し、推測で埋めないでください。当サイトには、どの書類をどこが発行するのかについての別の記事があります。

そろって出かける日の準備

家族全員で窓口に出向く日は、前の晩に次のことを済ませておくと、当日がずっと順調に進みます。

• 実際にできること
• 各人のフォルダーをそれぞれ一度点検し、一覧表と照らし合わせる
• フォルダーの外側に名前を書く
• 書類だけでなく、一覧表そのものも持っていく
• 誰が本人として出向く必要があるかを確認する。この項目も発行機関に尋ね、推測で済ませない
• 時間は見込みより余裕を持って取る。子ども連れの場合は特に

複数人分でつまずきやすいいくつかの点には、それぞれ記事がある

家族で一緒に手続きするとき、行き詰まるのはたいていいくつかの特定の部分です。本人の代わりにはできないことがある、子どもの書類の何点かは母国に戻らないと取れない、そして各人の氏名の表記が一致していないことがある、といった点です。

次の各記事は、それぞれ1つずつ扱っています。先に目を通しておくと、つまずく回数を減らせます。

• 実際にできること
• 当サイトには、家族の書類を手伝うとき、本人の代わりにはできないことをまずはっきりさせることについての別の記事があります。
• 当サイトには、手続きに誰かが付き添う必要がある訪問では、先に尋ねてから分担することについての別の記事があります。
• 当サイトには、学校が求める書類のうち、母国に戻らないと取れないものが何点かあることについての別の記事があります。
• 当サイトには、氏名や生年月日が書類によって一致しないときについての別の記事があります。
• 当サイトには、重要書類を何部残し、どこに保管するかについての別の記事があります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、整理と分担の方法です。いずれの書類の申請手続き、必要書類、規定も説明せず、法律上または移民に関する助言でもありません。具体的な疑問はすべて、各発行機関の正式な説明を基準にするか、資格のある専門家にご相談ください。