原本を預けたあとの期間：手元から一部減っても、暮らしは続く
当サイトには、重要書類を何部、どこに保管しておくかについての別の記事があります。ただし、それは書類が手元にあることが前提です。手続きによっては、原本をしばらく預かられることがあります。そのこと自体は通常ふつうのことですが、困るのは、その期間にもほかの場所から同じ書類の提示を求められることです。預ける前に三つのことをしておくと、その数週間がずっと楽になります。
預ける前に、まずスキャンを済ませる
スキャンは預ける前に行います。預けたあとではもう機会がないからです。裏面、スタンプが押された面、書き込みのあるページも含めて、全体をスキャンします。
当サイトには、重要書類を何部、どこに保管しておくかについての別の記事があります。その中で、スキャンの仕様によって使えるかどうかが変わることに触れています。今回のスキャンデータは実際に使うことになるので、間に合わせで撮ったようなものは使わないでください。
受領証をもらうか、少なくとも三つのことを書き留める
受領証や番号を渡してくれる手続きもあれば、そうでない手続きもあります。もらえない場合は自分で記録します。何日に預けたのか、どの機関の誰に預けたのか、そして相手がおよそいつ戻ると言ったのか、の三つです。
当サイトには、受付番号と案件番号はまず書き写し、ほかの話はそれからにすることについての別の記事があります。今回書き写すのも同じ種類のものです。以後の問い合わせは、毎回この数文字から始まります。
この期間に、同じ書類をほかに誰が求めてくるかを先に考えておく
これはいちばん見落とされやすい一歩です。口座開設、携帯電話の契約、契約の締結、入社時の手続き、学校の登録は、いずれも同じ書類を求められることがあり、こうした用事はあなたが待っているからといって止まってはくれません。
当サイトには、口座開設、携帯電話の契約、賃貸契約（リース）の締結のたびに、同じ一式の書類が繰り返し求められることについての別の記事があります。預ける前に、これから数週間のうちに済ませる用事を一通り書き出し、前倒しや先送りが必要なものがないかを確かめましょう。
提示を求められたら、手元にあるのがどの形かをはっきり伝える
言い方は簡単です。「この書類の原本はいま、ある手続きに出しています。手元にはスキャンデータとコピーがありますが、どちらなら受け付けてもらえますか」。選択を相手に返すほうが、受け付けてもらえるかどうかを自分で推測するよりずっと早く済みます。
当サイトには、原本、コピー、スキャンデータ、スマートフォンの中の写真のうち、どれが有効と扱われるかは受け取る側が決めることについての別の記事があります。当サイトには、書類を見せるよう求められたときは、まず相手が誰で、何を見たいのかを確かめることについての別の記事があります。
旅行の予定と有効期限の二つは、もう一度見直す
原本が手元にない期間は、出国について特に確認が必要です。当サイトには、出国する前には、まず書類を確認してから航空券を予約することについての別の記事があります。この期間は、その一文をずっと厳しく守る必要があります。
あわせて、この書類の有効期限をもう一度確かめましょう。手続きの途中で期限が切れるのであれば、それは預ける前に気づいておくべきことで、戻ってきてから気づくことではありません。当サイトには、書類の有効期限の管理では、日付を一か所にまとめることについての別の記事があります。当サイトには、二か所から同時に原本を求められたときは、どちらが代わりのものを受け付けるかを先に尋ねることについての別の記事があります。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、事前に準備できる行動と、残しておくべき記録です。いずれかの機関や手続きが原本を預かるかどうか、どのくらいの期間預かるのか、どのように返却されるのか、処理にかかる期間については述べません。個別のケースの判断もせず、催促や不服申立ての手引きも示しません。また、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。
実際の進め方は、書類を預かる側の公式の説明が基準です。必要に応じて、資格のある専門家に相談してください。
ポイント
スキャンは預ける前に行い、裏面とスタンプのある面も含めて全体をスキャンします。受領証をもらい、もらえない場合は日付、機関と担当者、およそいつ戻るかを自分で書き留めます。預ける前に、これから数週間のうちに同じ書類をほかに誰が求めてくるかを一通り書き出し、前倒しや先送りが必要かを確かめます。提示を求められたら、原本は手続きに出していて手元にはスキャンデータとコピーがあるとそのまま伝え、どちらなら受け付けてもらえるかを尋ねます。出国の予定とこの書類の有効期限は、預ける前に一度確認しておきます。