公証や正式な写しを求められたとき：相手が求めているのがどれなのかをまずはっきり聞く

まず区別する：署名の立ち会いか、正式な写しか

一つは、あなたが書類に署名するのを誰かが立ち会って確認し、その横に印を押すもので、扱うのは「この署名は本人がしたものだ」という点です。もう一つは、その書類を発行した機関が公的な印のついた写しを出すもので、扱うのは「この内容は原本と一致している」という点です。

この二つは通常、同じ場所で手続きするものではなく、互いに代用することもできません。ですから最初の一歩は、相手が求めているのがどちらなのかを確認することです。

相手の要求の原文を書き写す

要求はたいてい手紙、フォーム、ウェブページに書いてあり、その一文で使われている英語の語が鍵になります。その原文を書き写すか写真に撮り、それを持って問い合わせれば、自分の理解で言い換えて伝えるよりずっと正確です。

当サイトには、公的機関からの手紙を受け取ったときにまず見るべき三か所についての別の記事があります。書類を求めている段落は、たいていその三か所の中にあります。

正式な写しは、多くの場合、発行した機関に戻る必要がある

相手が求めているのが公的な印のついた写しなら、それを出せるのは通常、もともとそれを発行した機関であり、ほかの場所ではありません。そこで問いは「この書類は誰が発行したのか」に変わります。

当サイトには、どの書類を誰が発行するか、正しい質問をするより正しい機関に聞くほうが大事だということについての別の記事があります。この問いの答えが、どこへ出向くかを決めます。

署名の立ち会いなら、次のことを先に確認する

この種のものに共通するのは、本人が出向くこと、身元を証明できること、そして事前に署名しておいてはいけないことです。それ以外の細かい点は場所によって違うので、先に問い合わせます。

• 実際にできること
• 先に署名しない——多くの場合、相手の目の前で署名する必要がある
• どの身分証明書類を持っていくか、原本が必要か
• 別に証人の立ち会いが必要か
• 費用はいくらか、予約が必要か、現金以外の支払いを受け付けるか

書類が英語でない場合、翻訳も関わってくることがある

求められているのが「翻訳済み」である場面もあれば、「翻訳したうえでさらに別の手続きを加えたもの」である場面もあり、これは二つの異なる要求です。ここでも、相手が書いたその原文に戻る必要があります。

当サイトには、英語以外の書類はいつ翻訳が必要で、どの程度まで翻訳するのかについての別の記事があります。まず要求を確認し、それから順番を決めます。

受け取ったらまず確認してからしまい、スキャンを一部残す

その場で、名前のつづり、日付、印や公的な印があるか、ページの抜けがないかを確認します。立ち去ったあとで間違いに気づくと、多くの場合もう一度出向くことになります。

帰宅したら、まず一部スキャンして保存します。この種の書類は、部数が限られていたり、費用がかかったりすることが多く、いつでも再発行できるとは限りません。

当サイト（ツールサイト）には、相手が書類を送ってきてオンラインで署名するよう求めてきたとき、署名する前に確認する三つのことについての別の記事があります。電子署名の版を受け付けるかどうかは、受け取る側が決めます。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、先に確認できる順番と誰に聞くべきかです。公証、認証、写しに関するいかなる規定、手続き、効力も説明せず、いかなる書類や写しが何らかの要求を満たすかどうかも判断せず、いかなるサービスや機関も推奨しません。実際の要求は、あなたに求めている側と発行機関の正式な説明を基準としてください。法的効力に関わる問題は、資格のある専門家に相談してください。