書類が破れた、水に濡れた、字が読めなくなった：ものはまだある。問題は、まだ有効と扱われるかどうか
当サイトには、書類を紛失したり盗まれたりしたあとは、速さより順序が大切であることについての別の記事があります。破損と紛失は、自分の側での感じ方がまったく違います。ものはまだあるので、急ぎではないと感じます。けれども紛失と共通する点が一つあります。それが必要になる日まで、問題に気づかないということです。そして気づく日には、たいていもう窓口の前にいます。
「まだあるか」と「まだ使えるか」は別々のこと
紙が破れている、角が欠けている、水に濡れたあとでしわになっている、印字やスタンプが読めないほど色あせている、あるいはプラスチックのカードが読み取れないほど折れ曲がっている。これらに共通するのは、書類は変わらずあなたのものであるものの、読み取りやすさが損なわれているという点です。
そして、使えるかどうかを判断するのはあなたではありません。当サイトには、原本、コピー、スキャンデータ、スマートフォンの中の写真についての別の記事があります。同じ書類には四つの形があり、どれが有効と扱われるかは受け取る側が決めます。破損についても同じ一文が当てはまります。
自分で直さない
テープを貼る、けば立った縁を切り落とす、読めなくなった字をペンでなぞる、あるいはラミネート加工に出す。どれもごく自然に思いつくことですが、かえって事態を扱いにくくすることがあります。直した跡そのものが、新しい問題になるからです。
どうすべきかを尋ねるまでのあいだにすべきことは一つだけ、これ以上悪くならないようにすることです。取り出して水気を拭き取り、平らに置き、熱源と日光から離し、そのうえでほかの書類とは分けて置きます。
まず現状を写真に撮る
このあとどの道を進むにしても、出発点は「いまどのような状態か」です。撮るのは、全体（どの書類なのか、そして番号の行が残っているかどうかがわかるもの）と、損傷箇所の接写です。
当サイト（ツールサイト）には、証拠として使う写真は、どう撮れば役に立つのかについての別の記事があります。全景を一枚、接写を一枚、そしてその日のうちに撮る、というものです。ここではもう一つ条件が加わります。撮るときに損傷箇所を平らに押さえたり、角度を調整したりしないでください。そうすると、かえって写真と実物が合わなくなります。
尋ねる相手は受け取る側で、発行する側ではない
最初の質問は「私の書類はいまこういう状態ですが、受け付けてもらえますか」です。多くの場合、あなたは何か一つの用事を済ませたいだけで、相手が受け付けるのであれば、その先の手順はなくなるからです。
尋ねるときは状況を具体的に説明します。どの部分が損傷しているのか、重要な欄は読み取れるのか、そして以前にスキャンした版があるのかどうか。当サイトには、どの書類をどこが発行するのかについての別の記事があります。相手が受け付けないと言った場合、次に誰に尋ねればよいかはその記事でわかります。
申請し直す場合、紛失とは違う
紛失のときは手元に何もありません。破損のときは、まだ引用できるものが一部あります。そこに記された番号、日付、発行機関は、通常まだ読み取れます。そのため、申請のときに提供できる情報がずっと多くなります。
当サイトには、書類を紛失したり盗まれたりしたあとの対処の順序についての別の記事があります。その記事の順序はここでもおおむね当てはまります。違いは、警察への届け出の部分は通常必要なく、「まず番号を書き写す」ことはすでにできている、という点です。先ほどの写真を番号が見えるように撮るのも、そのためです。
同じ場所にあったほかの書類も一度見る
同じ保管条件は、同じ結果を生みます。この書類が湿気、折れ、日焼けで損傷したのであれば、一緒に置いてあったほかの書類もおそらく同じ方向に進んでいます。ただ、まだあなたが気づくほどにはなっていないだけです。
当サイトには、重要書類を何部、どこに保管しておくかについての別の記事があります。その記事の三層の保管は、まさに「一か所で何かが起きると、すべてが一度にだめになる」ことを避けるためのものです。今回は、その三層を見直す機会です。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、破損に気づいたあとに自分でできる保存、撮影、質問の順序です。破損した書類について、いずれかの機関が定める受理の基準、再発行の条件、費用、手続きについては述べません。いずれかの書類がまだ有効かどうかの判断もしません。また、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。
具体的な問題はすべて、発行機関と受け取る機関の公式の説明が基準です。
ポイント
「まだあるか」と「まだ使えるか」は別々のことで、後者は受け取る側が決めます。自分で直さないでください。貼る、切る、なぞる、ラミネート加工をする、はどれも事態を扱いにくくすることがあります。すべきことは、これ以上悪くならないようにすることだけです。まず現状を写真に撮ります。全体を一枚、損傷箇所を接写で撮り、平らに押さえたり角度を調整したりしません。最初の質問は、再発行について尋ねるのではなく、受け取る側に「私の書類はいまこういう状態ですが、受け付けてもらえますか」と尋ねることです。本当に申請し直すことになった場合、紛失との違いは、手元に引用できる番号がまだあることです。最後に、一緒に置いてあったほかの書類も一度見ておきます。