申請書で氏名が二つの欄に分かれている：最初の記入のしかたに、あとのすべてが従う
当サイトには、名前がシステムごとに違う形になっていること、日常で出合ういくつかの場面についての別の記事があります。その記事はすでに違ってしまったあとの日常、この記事はいちばん最初の一回、つまり最初の一枚の申請書でどう分けるかです。
根拠はパスポートであって、ふだんの書き方ではない
パスポートの身分事項ページは Surname と Given names の二つの欄に分かれていて、下の機械読取領域では、二つの山かっこで両者を区切っています。それが公式の分け方で、名刺にどう書いているか、母国の習慣でどう書くかとは関係がありません。
はっきり見分けられないときは、機械読取領域の二行を見るのがいちばん確実です。山かっこの前が姓で、後ろが名です。
分け間違いには何種類かあり、どれも見た目が違う
よくあるのは、姓と名が逆になる、名の真ん中の音節をミドルネームとして扱ってしまう、あるいは二文字からなる名を一語にまとめてしまう、というものです。三つはシステムの中で引き起こす結果が違います。照合に使われる欄があるからです。
もう一つは、スペースやハイフンが落ちてしまうものです。これがいちばん見落とされやすくなります。目で見るとほとんど同じだからです。
完全に一致していなければならない場所がいくつかある
航空券、正式な書類の申請、そして身分証明書と照合されるシステムは、パスポートと完全に一致している必要があります。一文字間違えて予約した航空券は、名前の訂正にかかる費用が、通常、予約を取り直すより高くなります。
当サイト（教育サイト）には、I-20 とパスポートを一字ずつ一度照合すること、一文字の違いでも対処する価値があることについての別の記事があります。その記事の照合の方法は、ここでもそっくり当てはまります。
ふだん使うものは違っていてもよいが、自分で把握しておく
荷物の送り先、会員登録、店のシステムは完全に一致している必要があるとは限らず、使い慣れた書き方で通常は問題ありません。大事なのは、どれが正式な表記でどれがふだんの表記なのかを、自分ではっきり分かっていることです。
当サイトには、氏名や生年月日が書類によって合わないときにどう対処するかについての別の記事があります。実際に不一致が出てきたら、その記事が対処の順番です。
訂正の窓口は一つではない
システムごとにそれぞれ独自の訂正手順があり、オンラインで直せるもの、身分証明書を添える必要があるもの、担当者しか変更できないものがあります。一か所を直しても、ほかの所には連動しません。
当サイトには、更新を済ませたのに一か所だけ古いままのとき、まずそれがどこかを突き止めることについての別の記事があります。氏名の類は、追いついていない所がいちばん残りやすいものです。
直せないときは、併存させるのも一つのやり方
システムによっては、どうしてもフルネームが入りきらなかったり、ハイフンを受け付けなかったりします。そういう場合にすべきなのは、どんな形で登録されているかを記録し、照合が必要なときに自分から説明することです。
システムごとに登録されている表記を一つの表にまとめます。列は、システムの名称、登録されている書き方、そしてパスポートと一致している必要があるかどうかです。そのあと、申請書に記入するたびに役立ちます。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、最初に申請書に記入するときに分け方をどう決めるか、そしてそのあとどう記録するかで、書いているのはやり方です。いかなる機関の氏名のルールや訂正手続きも説明せず、移民上または法律上の判断も提供しません。
実際の記入のしかたは、受け付ける機関の公式の説明と、あなたのパスポートの印字が基準です。
ポイント
分け方の根拠は、パスポートの身分事項ページにある Surname と Given names の二つの欄で、機械読取領域では山かっこで両者を区切っており、山かっこの前が姓、後ろが名です。よくある分け間違いには、姓と名が逆になる、名の真ん中の音節をミドルネームとして扱う、二文字からなる名を一語にまとめるというものがあり、さらにスペースやハイフンが落ちるという、目で見ても分からないものもあります。航空券、正式な書類の申請、そして身分証明書と照合されるシステムはパスポートと完全に一致している必要があり、一文字間違えて予約した航空券は、名前の訂正費用が通常、予約を取り直すより高くなります。ふだん使うシステムは使い慣れた書き方でかまいませんが、大事なのは、どれが正式な表記なのかを自分ではっきり分かっていることです。システムごとにそれぞれ独自の訂正手順があり、一か所を直してもほかの所には連動しません。入りきらないときやハイフンを受け付けないときは、どんな形で登録されているかを記録し、システムごとに登録されている表記を一つの表にまとめます。