二か所が同時に原本を求めてきたら：先に、どちらが代わりのものを受け付けるかを聞く

まず「そちらが受け取るのはどの種類ですか」と聞く

多くの窓口が言う「原本」には、実はいくつかの種類が含まれています。正式な写し、認証を受けたコピー、あるいはその場で確認してすぐ返してくれるもの。これは聞いて初めて分かることで、聞くときは形式まで具体的にします。

当サイトには、公証や正式な写しを求められたら、相手が求めているのはどの種類かを先に確認することについての別の記事があります。その記事に挙げた何種類かの形式が、ここで尋ねるときの選択肢になります。

• 実際にできること
• 正式な写しや認証を受けたコピーを受け付けるか
• その場で確認するだけで、預けずに済むか
• どのくらい預かるのか、いつ返すのか
• 先に提出できる代わりの書類があり、原本はあとから出せるか

双方の日程を並べて比べる

どちらの期限のほうが動かせないか、どちらのほうが長く預かるか、どちらに延ばせる余地があるか。この三項目を二行に書けば、通常はどちらへ先に出すかが見えてきます。

当サイトには、どの書類がほかの手続きの前提になるのか、先に依存関係を図にすることについての別の記事があります。一方がもう一方の前提になっているなら、順番は実はもう決まっています。

双方の言うことが違うとき

同じ種類の書類でも、二つの窓口で要件が違うのはよくあることです。このときにすべきなのは、それぞれが何を求めているかを別々に確認することで、双方の言うことをそろえるのはあなたの仕事ではありません。

当サイトには、二つの窓口で説明が食い違うときは、同じ質問に答えているのかを先に確認することについての別の記事があります。ここでの違いは、ほとんどがその記事で述べている状況から来ています。

原本を出す前に、手元に残すものを用意しておく

一部スキャンし、一枚写真を撮り、発送した日付と追跡番号を記録します。原本が他人の手にあるあいだ、あなたに必要なのは、それが存在することと、どこにあるかを示せるものです。

当サイトには、原本を渡したあとの期間、手元から一通減っても、暮らしは続いていくことについての別の記事があります。その記事が扱っているのが、これからの数週間です。

本当にどちらも譲らない場合

発行した機関に、もう一通発行してもらえるかを聞くことができます。できる書類もあれば、できない書類もあり、この問いに答えられるのは発行元だけです。

当サイトには、重要書類を何部、どこに保管するかについての別の記事があります。当初その記事のとおりにしていたなら、この時点ですでに二通目が手元にあるかもしれません。

返してもらうときは、その場で確認する

返ってきたのは同じ一通か、折れや傷みはないか、何か押印されていないか。受け取ったその場で一度見ておくほうが、家に帰ってから気づくより対処しやすくなります。

当サイトには、書類が破れた、水にぬれた、あるいは字が読めなくなったとき、ものはまだあるけれど、問題はそれがまだ有効かどうかだということについての別の記事があります。返ってきたときの状態が変わっていたら、その記事が次の一歩です。

この記事の範囲

この記事で扱うのは流れと聞くべき質問、つまりやり方です。書類の形式についてのいかなる機関の規定も説明せず、いかなる代わりの書類についても受け付けられるかどうかを判断せず、法律上または移民上のいかなる助言も提供せず、いかなる機関の立場を代表するものでもありません。

各機関の要件は、その機関の公式の説明を基準としてください。権利や滞在資格に関わる問題は、資格のある専門家に相談してください。