古い書類と新しい書類のあいだ：この期間、手元に何があるか
当サイトには、提出したあとの待ち時間に、自分の側で保っておくいくつかのことについての別の記事があります。切り替え、更新、再発行のいずれにも、途中に一定の期間があります。古い書類はまだ手元にあるかもしれませんし、すでに提出しているかもしれません。そして新しいものはまだ届いていません。この期間そのものを、一つの状態として管理する必要があります。
まず三つの日付を並べて見る
古い書類に印字されている日付、あなたが提出または申請した日付、そして相手から伝えられた見込みの時期です。この三つを並べてはじめて、途中の期間がどのくらいの長さなのかが見えてきます。
当サイトには、書類の有効期限の管理では、日付を一か所にまとめ、自分で換算せずにそのまま書き写すことについての別の記事があります。この三つの日付も同じ表に書き写します。
新しいものを受け取るまで、古いものを処分しない
古い書類は、たとえ本来の用途にはもう使えなくなっていても、記録であることに変わりありません。そこには番号、日付、発行機関が記されており、新しいものがまだ届いていない間に、それらを尋ねられることがあります。
当サイトには、期限切れの書類や、新しいものに置き換えられた書類をより分けたあと、どうするかについての別の記事があります。その記事が扱うのは「新しいものがすでに手元に届いた」あとのことで、順序を逆にすることはできません。
スキャンは提出する前に済ませる
この期間に古い書類を提出することになる場合、スキャンはその前に済ませておかなければなりません。裏面や書き込みのあるページも含めて、全体をスキャンします。
当サイトには、重要書類を何部、どこに保管しておくかについての別の記事があります。当サイトには、原本を預けたあとの期間、手元から一部減っても暮らしは続くことについての別の記事があります。この期間に古い書類を預かられるのであれば、そこで述べているのは同じ期間のことです。
この書類にかかっている用事を、先に書き出す
よくあるのは次のようなものです。ほかの機関がこの書類を確認する必要がある場合、提示が必要な予定がある場合、そして期限がこの期間の途中にかかる用事がないかどうか、です。
当サイトには、出国する前には、まず書類を確認してから航空券を予約することについての別の記事があります。この期間は、国境を越える予定はどれも、まずこの点と照らし合わせてください。とりあえず予約してから考える、という進め方は避けましょう。
- 実際にできること
- この期間に、この書類の提示を求めてくる機関がほかにあるか
- 途中の期間にかかる期限が何かあるか
- 「手続き中である」ことを証明する必要がある場合、手元に何があるか
新しいものが届いたあとにも、することが二つある
一つ目は、一字ずつ照らし合わせることです。氏名のつづり、日付、番号が、ほかの身分証明書類と一致しているかを確かめます。二つ目は、古い情報を控えているすべての場所で、新しい情報に更新することです。
当サイトには、ビザの期限、I-94 の期限、パスポートの期限のうち、どれがいつまで滞在できるかを決めるのかについての別の記事があります。新しいものに替わったあとは、その三つの日付をもう一度照らし合わせ、古い推論をそのまま引き継がないでください。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、自分で整理できる日付と、残しておくべき記録です。いずれかの機関の切り替え、再発行、処理の手続きや期限については述べません。いずれかの書類がいずれかの期間に有効かどうかの判断もせず、いずれかの期間に何ができて何ができないのかも説明しません。また、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。
具体的な問題はすべて、所管機関の公式の説明が基準です。あるいは、資格のある専門家に相談してください。
ポイント
三つの日付を並べて見ます。古い書類に印字された日付、あなたが提出した日付、そして相手が伝えた見込みの時期です。新しいものを受け取るまで古いものは処分しません。それは記録であることに変わりないからです。古いものを提出するのであれば、スキャンはその前に済ませ、全体をスキャンします。この書類にかかっている用事を先に書き出し、特に途中の期間にかかる期限がないかを確かめます。新しいものが届いたら一字ずつ照らし合わせ、古い情報を控えているすべての場所で情報を更新します。