原本、コピー、スキャンデータ、スマートフォンの写真：どれが有効かは受け取る側が決める
同じ書類には実は四つの形式があり、あなたの手元にどれがあるかと、相手がどれを求めているかは、二つの独立した問いです。出かける前にこの一点を合わせておくだけで、多くのやり取りの往復は起こらずに済みます。
形式は四つで、三つではない
原本、紙のコピー、スキャンした PDF、そしてスマートフォンで撮った写真です。多くの人は心の中で後ろの二つを同じものと考えています。どちらもスマートフォンの中にあるからです。
しかし相手の目には別のものに映ります。スキャンデータは平らで、四隅がそろい、文字がはっきりしたファイルであり、スマートフォンの写真には反射、傾き、切れがよくあります。当サイトには、重要書類を何部、どこに保管するかについての別の記事があります。その記事では、スキャンの仕様が使えるかどうかに影響すると述べています——違いはここにあります。
決めるのは受け取る側
あなたがどれで十分だと思うかは重要ではなく、重要なのは相手がどれを受け付けるかです。そしてこの点は事前に聞くことができ、答えはたいていはっきりしています。
当サイトには、誰かに書類を見せるよう求められたときにまず聞く三つの質問についての別の記事があります。その一つがまさに「原本ですか、コピーですか」です。この記事が補うのは、もう一段細かい層です。コピーを受け付けるなら、電子データでもよいですか？PDF が必要ですか、写真でもよいですか？カラーである必要はありますか？
別に扱う種類の書類がある
場面によっては、何らかの手続きを経た写しが求められます。この種類は自分で印刷することができず、手続きに時間もかかります。
当サイトには、公証や正式な写しを求められたとき、相手が求めているのがどれなのかをまずはっきり聞くことについての別の記事があります。「certified」「notarized」といった言い方を耳にしたら、まず立ち止まって確認し、自分でスキャンしたものをそのまま送らないでください。
現場でいちばんよくある二つの失敗
一つ目は、ファイルが大きすぎて送れない、あるいはアップロードがシステムにはじかれることです。二つ目は逆で、印刷したものがよく見えないと言われることです。スマートフォンの写真から印刷したものだからです。
どちらも形式の準備ができていなかったということです。事前に一度処理しておけば、その後は毎回使えます。
事前に三つの版を用意しておけば足りる
重要書類の一つひとつについて三つの版を用意し、同じフォルダーに入れておきます。高品質のスキャン一部（保存用）、圧縮したもの一部（アップロード用）、そしてどこで印刷できるかを知っておくこと（紙で使う用）です。
当サイト（ツールサイト）には、紙の書類を見つけられるファイルに変えること、スキャンより名前の付け方が大事だということについての別の記事があります。当サイト（ツールサイト）には、家にプリンターがないときに外で印刷とスキャンをすることについての別の記事があります。この二つを一緒に済ませておけば、この点で今後行き詰まることはなくなります。当サイトには、二か所が同時に原本を求めているとき、どちらが代わりのものを受け付けるかをまず聞くことについての別の記事があります。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、形式の違いと聞いておくべき質問です。書類の形式に関するいずれの機関や組織の要件も説明せず、いかなる形式が受け付けられるかどうかも判断せず、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。
実際の要件は、受け取る機関の正式な説明を基準としてください。
ポイント
同じ書類には四つの形式があり、スキャンデータとスマートフォンの写真は同じものではありません。決めるのは受け取る側なので、事前に聞きます。コピーを受け付けますか？電子データでもよいですか？PDF ですか、写真ですか？カラーが必要ですか？「公証」や「正式な写し」と聞いたら、立ち止まって確認します。重要書類の一つひとつについて三つの版を用意します——高品質のスキャン、圧縮したアップロード用の版、そしてどこで印刷できるかを知っておくことです。