相手が求める書類を、あなたの国はそもそも発行していない：この場合には標準的な対処法がある

まず「入手できない」のか「存在しない」のかを確かめる

この二つは答え方がまったく違います。入手できないのなら、進む道は何とかして入手すること。存在しないのなら、進む道は代わりのものを示して説明することです。先に二十分かけて自分がどちらなのかを確かめておけば、あとのやり取りを何往復も省けます。

当サイトには、どの書類を誰が発行するのか、正しい質問をするより正しい機関に尋ねることのほうが大切だということについての別の記事があります。確かめる方法は、母国の発行の仕組みの側に聞くことで、アメリカ側の人に聞くことではありません。その人たちは通常、あなたの国が発行しているかどうかを知りません。

同じものが、あなたの国では別の名前で呼ばれているかもしれない

多くの場合は名前が合わないだけで、ものは実際には存在します。相手が求めているのは、その書類が証明する「内容」であって、その名称ではありません。ですから聞き方はこうです。この項目は、何を確認するために使うのですか。

当サイトには、英語以外の書類はいつ翻訳が必要で、どこまで訳せばよいかについての別の記事があります。名称が合わないときは、翻訳に、それが現地で何に相当するかを説明する一行を加えれば、通常は解決します。

本当にないときは、二つのものを用意する

一つ目は代わりの書類、二つ目はそれがなぜ代わりになるのかの説明です。代わりだけを出して説明しなければ、ほとんどは突き返されます。説明だけで代わりを添えなければ、回答していないのと同じです。

説明は数行の事実として書きます。この書類は私の国では誰が発行するのか、どんな内容を含んでいるのか、そしてなぜそちらが求める種類のものが存在しないのか。手紙の形にする必要はなく、箇条書きにしたほうがかえって分かりやすくなります。

• 実際にできること
• 代わりの書類そのものと、その翻訳
• 説明の一段落：相手が求める項目が、あなたの国では何に対応するか
• 公式の説明（ウェブサイトのページ、機関からの回答）があれば、あわせて添える
• このことを確かめるために自分が何をしたか：誰に、何日に聞いたか

先に聞いてから提出する。提出してから説明しない

提出する前に、「私の国にはこの項目がありません。通常はどんな代わりのものを受け付けていますか」と一言聞いておきます。この一言で、そのまま答えが得られることがよくあります。相手は同じ状況を扱ったことがあるからです。

当サイト（ツールサイト）には、ある機関に記録を請求するときは相手側の呼び名で伝えることについての別の記事があります。ここでも同じ原則です。自分の事情から尋ねるより、相手の分類に合わせて尋ねるほうが、具体的な回答を得やすくなります。

双方の説明が食い違うとき

二人に聞いて二通りの答えが返ってくるのは、この種の問題ではよくあることです。標準の手順の外にあるからです。当サイトには、二つの窓口で説明が食い違うときは、同じ質問に答えているのかを先に確認することについての別の記事があります。

受け取るべきなのは書面です。口頭の「これで大丈夫です」は担当者が替わると通用しなくなりますし、この種の対応は通常、何人もの手を経ることになります。

どの時点で立ち止まって人に頼るべきか

この書類のせいで止まっているのが、期限があり、しかも結果が小さくない事柄であるなら、もう自分で調べ続ける段階ではありません。当サイトには、自分で調べ続けるのではなく、いつ移民弁護士に頼るべきかについての別の記事があります。

当サイトには、掲示板で答えを探さないこと、公式の照会窓口をどう使うかについての別の記事があります。この種の問題では、掲示板の答えはとくに当てになりません。国ごとに状況がすべて違うからです。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、自分でできる確認と整理の方法で、書いているのはやり方です。いかなる国の書類制度も説明せず、いかなる書類が代わりになるかどうかも判断せず、いかなる機関の受付規定も説明せず、法律上または移民上の助言にもあたりません。

受け付けられる代わりの方法は受け取る側が決めます。その正式な説明を基準とし、必要に応じて資格のある専門家に相談してください。