重要書類は何部残し、どこに保管するか

3層に分けて保管する：携帯、自宅、クラウド

持ち歩くのはその日に使うものだけにします。原本は自宅の決まった1か所に置きます。スキャンデータは自分で管理しているクラウドのアカウントに保存します。3層に分ける目的はリスクの分散であって、同じ作業の繰り返しではありません。

当サイト（お金のサイト）には、銀行の貸金庫を借りる前にまず尋ねる3つのことについての別の記事があります。4つ目の層を持つ場合、そこに入れるのに向いているものは、多くの人が思っているより少ないものです。

• 実際にできること
• 携帯：その日に使う1部だけ。使い終わったら元に戻す
• 自宅：決まった1つのフォルダーまたは耐火ボックス。家族全員が場所を知っている
• クラウド：暗号化したスキャンデータ。アカウントは2段階認証を有効にする

スキャンの仕様で、使えるかどうかが変わる

スマートフォンで何気なく撮った写真は、多くの正式な場面で受け付けてもらえません。スキャンするときは、全体が欠けずに入り、平らで、四隅がすべて画面に収まり、文字がはっきり読めるようにします。

カラースキャンのほうが、通常は白黒より安全です。公印の色を確認する必要がある機関もあるからです。

定期的に一度点検し、期限切れのものを抜き出す

書類には期限があり、期限が切れても誰も知らせてくれません。点検を決まった時期に組み込みましょう。たとえば、毎年の確定申告（税務申告）のときに合わせて一度行います。

原本を持ち出す回数は少なくする

多くの場面では、見せるかコピーを1部渡すだけで足り、本当に原本を提出しなければならない場面は多くありません。ですから、出かける前に、今日は本当に原本が必要なのかをまず確認します。

当サイトには、書類を見せるよう求められたときに何を尋ねるべきかについての別の記事があります。要点は、まず原本が必要なのかコピーでよいのかを尋ね、それから今日何を持って出かけるかを決めることです。

自宅の保管分は、もう1人が知っているようにする

3層の保管には1つの前提があります。取り出す必要のある人があなた自身だという前提です。しかし、本当に必要になったとき、あなたがその場にいない、あるいは動けないこともあります。

ですから、少なくとも1人、信頼できる人に、原本がどこにあり、どうすれば取り出せるかを知らせておきます。鍵やパスワードを渡す必要はなく、場所と方法を知っていれば十分です。

自宅の保管分で防ぐべきものは、紛失だけではない

置き場所を決めておくことで解決するのは「見つからない」という問題ですが、ほかに2つの状況があります。水と火です。書類は湿気を含むと判読できなくなることがあり、重要書類の多くは再発行が簡単ではありません。

方法は複雑でなくてかまいません。密封できる袋と、しっかり収まる容器が1つずつあるだけでも役に立ちます。置き場所は、水道管の近くと床の上を避けます。本格的な耐火ボックスは選択肢の1つですが、唯一の方法ではありません。

もう1つ見落とされやすいのは、引っ越しのときにこの保管分がいちばん事故に遭いやすいことです。当サイト（引っ越しサイト）には、重要書類、薬、貴重品を別の1箱にまとめて手元に持って運ぶことについての別の記事があります。3層の保管は引っ越しの数日間、一時的に機能しなくなるので、その数日間は特に気を配る必要があります。当サイト（ツールサイト）には、申請に写真を添付するとき、規格を決めるのは受け付ける側の機関であることについての別の記事があります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、保管とバックアップの習慣です。いずれの書類の使用上の規定や提出要件も説明せず、法律上または移民に関する助言でもありません。具体的な疑問はすべて、発行機関または受け取る側の機関の正式な説明が基準です。