重要文件要留幾份、留在哪裡
文件遺失的代價不在文件本身，而在補辦期間你什麼都辦不了。存放策略的目標是：任何一個地點出事，你都還有辦法證明自己是誰。
三層存放：隨身、家裡、雲端
隨身只帶當天用得到的；正本放家裡固定的一個地方；掃描檔存在你自己控制的雲端帳號裡。三層的目的是分散風險，不是重複勞動。
本站另有一篇（在金錢站）談銀行的保管箱，租之前先問三件。有第四層的話，適合放進去的東西比多數人以為的少。
- 實際可以做的
- 隨身：當天要用的那一份，用完就放回去
- 家裡：一個固定的資料夾或防火盒，全家都知道位置
- 雲端：加密的掃描檔，帳號開啟兩步驟驗證
掃描的規格會影響能不能用
手機隨手拍的照片在多數正式場合不被接受。掃描時要完整、平整、四角都在畫面內、文字清晰可讀。
彩色掃描通常比黑白安全，因為有些單位需要辨識印信顏色。
定期檢查一次，把過期的挑出來
文件會過期，而過期這件事沒有人會提醒你。把檢查排進固定的時間點，例如每年報稅時順便做一次。
正本出門的次數要少
多數場合只需要看過或收一份影本，真正需要交出正本的情況不多。所以出門前先確認今天到底需不需要帶正本。
本站另有一篇談有人要求看你的文件時該問什麼。要點是：先問要正本還是影本，然後決定今天帶什麼出門。
家裡那一份要有第二個人知道
三層存放有一個假設：需要拿的人是你。但真正需要的時候你可能不在，或者不方便。
所以讓至少一個你信任的人知道正本放在哪、怎麼取得。不需要給他們鑰匙或密碼，知道位置與方式就夠了。
家裡那一份要防的不只是遺失
固定的位置解決的是「找不到」，但還有另外兩種情況：水與火。文件受潮之後可能無法辨識，而重要文件多半不好補。
做法不用複雜：一個可以密封的袋子加上一個放得住的容器就有幫助，放的位置避開水管附近與地面。真正的防火盒是選項之一，但不是唯一的做法。
另外一件常被忽略的：搬家的時候這一份最容易出事。本站另有一篇（在搬家站）談把重要文件、藥品、貴重物品另外裝一箱隨身帶。三層存放在搬家那幾天會暫時失效，所以那幾天要特別當一回事。本站另有一篇（在工具站）談申請要附照片的時候，規格是收件的那個單位定的。
本文的範圍
這一篇講的是存放與備份的習慣。不說明任何文件的使用規定或提交要求，也不構成法律或移民建議。任何具體問題請以核發機關或接收單位的正式說明為準。
重點
隨身、家裡、雲端三層分開放，掃描要完整清晰，每年固定檢查一次效期。