重要文件要留几份、留在哪里
文件遗失的代价不在文件本身，而在补办期间你什么都办不了。存放策略的目标是：任何一个地点出事，你都还有办法证明自己是谁。
三层存放：随身、家里、云端
随身只带当天用得到的；原件放家里固定的一个地方；扫描件存在你自己控制的云端账号里。三层的目的是分散风险，不是重复劳动。
本站另有一篇（在金钱站）谈银行的保管箱，租之前先问三件。有第四层的话，适合放进去的东西比多数人以为的少。
- 实际可以做的
- 随身：当天要用的那一份，用完就放回去
- 家里：一个固定的文件夹或防火盒，全家都知道位置
- 云端：加密的扫描件，账号打开两步骤验证
扫描的规格会影响能不能用
手机随手拍的照片在多数正式场合不被接受。扫描时要完整、平整、四角都在画面内、文字清晰可读。
彩色扫描通常比黑白安全，因为有些单位需要辨识印信颜色。
定期检查一次，把过期的挑出来
文件会过期，而过期这件事没有人会提醒你。把检查排进固定的时间点，例如每年报税时顺便做一次。
原件出门的次数要少
多数场合只需要看过或收一份复印件，真正需要交出原件的情况不多。所以出门前先确认今天到底需不需要带原件。
本站另有一篇谈有人要求看你的文件时该问什么。要点是：先问要原件还是复印件，然后决定今天带什么出门。
家里那一份要有第二个人知道
三层存放有一个假设：需要拿的人是你。但真正需要的时候你可能不在，或者不方便。
所以让至少一个你信任的人知道原件放在哪、怎么取得。不需要给他们钥匙或密码，知道位置与方式就够了。
家里那一份要防的不只是遗失
固定的位置解决的是“找不到”，但还有另外两种情况：水与火。文件受潮之后可能无法辨识，而重要文件多半不好补。
做法不用复杂：一个可以密封的袋子加上一个放得住的容器就有帮助，放的位置避开水管附近与地面。真正的防火盒是选项之一，但不是唯一的做法。
另外一件常被忽略的：搬家的时候这一份最容易出事。本站另有一篇（在搬家站）谈把重要文件、药品、贵重物品另外装一箱随身带。三层存放在搬家那几天会暂时失效，所以那几天要特别当一回事。本站另有一篇（在工具站）谈申请要附照片的时候，规格是收件的那个单位定的。
本文的范围
这一篇讲的是存放与备份的习惯。不说明任何文件的使用规定或提交要求，也不构成法律或移民建议。任何具体问题请以核发机关或接收单位的正式说明为准。
重点
随身、家里、云端三层分开放，扫描要完整清晰，每年固定检查一次效期。