收据号码与案件编号：先抄下来

收到之后立刻做两件事

第一，把编号抄到你自己的记录里，不要只留在那张纸上。第二，把整份文件拍照或扫描存起来。

这两件事加起来不到三分钟，但它决定了那张纸万一不见时你还剩下什么。本站另有一篇谈重要文件要留几份、留在哪里。

记在同一个地方

如果有多份申请，编号会有好几组，而它们长得很像。所以要记在同一个地方，并且每一组都标明是哪一件事、日期是什么。

格式很简单：日期、事项、编号、文件存放的位置。四栏就够。

查询要用官方渠道

查询进度时，渠道要从你手上那份正式文件上印的网址或电话进去，或是从该机关的官方网站进去。

本站另有一篇谈同一个单位给了两个地址，一般邮寄跟快递不是同一个收件处。寄件的追踪号也放进这一份，因为之后要一起用。

不要用搜索结果排在前面的网址，也不要用短信或 email 给的链接。本站另有一篇谈分辨官方渠道与收费代办的三个判断点。

每次联系都留记录

打电话或送出询问之后，在你的记录里加一行：日期、时间、渠道、对方说了什么、有没有给新的参考编号。

这类流程有时候会拖上一段时间，而几个月后你不会记得三月那通电话讲了什么。

不要把编号公开

这组编号连着你的个人资料。不要贴在社区、论坛或群组里，即使是为了问问题。

需要请别人帮忙看的时候，把编号遮掉。要问的问题通常不需要那组数字也能问。

同一件事可能有不只一组编号

一件申请从头到尾可能出现好几组不同的号码：最初的收据编号、后续通知上的编号、以及某些渠道自己产生的参考编号。它们长得很像，但用途不一定相同。

所以记的时候不要只写数字，要写清楚：这一组出现在哪一份文件上、日期是什么、以及当时是为了什么。四个栏位里的“哪一份文件”最常被省略，而它正是之后最需要的。

本站另有一篇谈收到官方信件时先看哪三个地方。每收到一份新的通知，就回到你的记录上加一行——而不是等到要查询的时候才回头翻整叠纸。

本文的范围

这一篇讲的是记录与查询的习惯。不说明任何案件的处理程序、时程或状态的意义，也不构成法律或移民建议。任何具体问题请以该机关的正式说明为准，或咨询合格的专业人员。