收據號碼與案件編號：先抄下來

收到之後立刻做兩件事

第一，把編號抄到你自己的紀錄裡，不要只留在那張紙上。第二，把整份文件拍照或掃描存起來。

這兩件事加起來不到三分鐘，但它決定了那張紙萬一不見時你還剩下什麼。本站另有一篇談重要文件要留幾份、留在哪裡。

記在同一個地方

如果有多份申請，編號會有好幾組，而它們長得很像。所以要記在同一個地方，並且每一組都標明是哪一件事、日期是什麼。

格式很簡單：日期、事項、編號、文件存放的位置。四欄就夠。

查詢要用官方管道

查詢進度時，管道要從你手上那份正式文件上印的網址或電話進去，或是從該機關的官方網站進去。

本站另有一篇談同一個單位給了兩個地址，一般郵寄跟快遞不是同一個收件處。寄件的追蹤號也放進這一份，因為之後要一起用。

不要用搜尋結果排在前面的網址，也不要用簡訊或 email 給的連結。本站另有一篇談分辨官方管道與收費代辦的三個判斷點。

每次聯絡都留紀錄

打電話或送出詢問之後，在你的紀錄裡加一行：日期、時間、管道、對方說了什麼、有沒有給新的參考編號。

這類流程有時候會拖上一段時間，而幾個月後你不會記得三月那通電話講了什麼。

不要把編號公開

這組編號連著你的個人資料。不要貼在社群、論壇或群組裡，即使是為了問問題。

需要請別人幫忙看的時候，把編號遮掉。要問的問題通常不需要那組數字也能問。

同一件事可能有不只一組編號

一件申請從頭到尾可能出現好幾組不同的號碼：最初的收據編號、後續通知上的編號、以及某些管道自己產生的參考編號。它們長得很像，但用途不一定相同。

所以記的時候不要只寫數字，要寫清楚：這一組出現在哪一份文件上、日期是什麼、以及當時是為了什麼。四個欄位裡的「哪一份文件」最常被省略，而它正是之後最需要的。

本站另有一篇談收到官方信件時先看哪三個地方。每收到一份新的通知，就回到你的紀錄上加一行——而不是等到要查詢的時候才回頭翻整疊紙。

本文的範圍

這一篇講的是紀錄與查詢的習慣。不說明任何案件的處理程序、時程或狀態的意義，也不構成法律或移民建議。任何具體問題請以該機關的正式說明為準，或諮詢合格的專業人員。