他們說已經寄出了，可是你沒收到：先確認寄到哪個地址，再談遺失
這種情況最容易做錯的是順序：先認定它丟了，然後開始跑補發。但多數時候它沒有丟，它去了另一個地址、或者還在路上、或者被退回給寄件方。先把「去哪了」弄清楚，補發是最後一步不是第一步。
第一件事：確認他們寄到哪個地址
不是你現在住的地址，是他們檔案上的那個。這兩個常常不一樣，尤其是在搬過家、或者當初是用學校或雇主的地址申請的情況下。
本站另有一篇談搬家之後哪些單位需要知道你的新地址。本站另有一篇談各處的聯絡資訊要一致。如果這一次的答案是地址不對，那要處理的其實是那兩篇的事，而不是這一件。
第二件事：確認「已寄出」是哪一種
有些是普通郵件，沒有追蹤；有些有追蹤號碼；有些要簽收。這三種的後續完全不同——有追蹤號碼的話，你查得到它現在在哪一步；沒有的話，你能問的是寄出日期。
本站另有一篇談收據號碼與案件編號要先抄下來再談其他。問這件事的時候，那些編號就是你能報出來的東西。
第三件事：確認你等的時間到底算不算久
各種文件的寄送時間差很多，而「別人幾天就收到」不是判斷依據。要問的是這一類東西通常多久，以及從哪一天開始算——是核准那天、還是列印那天、還是交郵那天。
本站另有一篇談送出之後等待的期間，你這一邊要守住的幾件事。本站另有一篇（在工具站）談一直沒有人回覆時先確認多久才算久，再換管道。這一題的答案要來自官方說明，不是論壇。
如果追蹤顯示已送達，但你沒拿到
那就變成另一件事：東西到了你的地址，但沒到你手上。共同信箱、代收、退回給郵局、或者被放在你沒想到的位置，都是常見的情況。
本站另有一篇（在工具站）談顯示「已送達」卻找不到東西的時候，要先確認它去了哪裡，遺失是後面才談的。那一篇的順序在這裡完全適用。
什麼時候該正式通知對方，以及怎麼通知
要用他們指定的管道，不是你方便的管道。而且要在通知裡把幾樣東西一次講完：案件編號、他們寄出的日期、你檔案上的地址、以及你查到的追蹤結果。
本站另有一篇談收到官方信件時先看哪三個地方。反過來也一樣：你發出去的每一次聯絡，都要留下日期、管道與內容，因為之後可能要證明你什麼時候開始處理。
等的期間，手上還有什麼可以用
先確認你目前手上的東西還能不能證明同一件事——舊的那一份是不是還在有效期內、有沒有其他文件涵蓋同一項資訊。這一步決定你要不要調整接下來幾週的安排。
本站另有一篇談文件遺失或被偷之後，順序比速度重要。如果最後確認真的沒有寄達，那就換那一篇接手；而在確認之前，先不要用那一篇的方式處理。
本文的範圍
本文只說明可以自己整理的順序與詢問方式，不敘述任何機關的寄送規則、處理期限或補發程序，不判斷任何文件的效力或狀態，不提供移民或法律上的建議，也不能替代專業人員的意見。
實際的查詢管道與補發方式，請以核發該文件的機關的正式說明為準；牽涉到期限或身分的情況，請諮詢有執業資格的專業人員。
重點
最容易做錯的是順序：先認定它丟了，然後開始跑補發。多數時候它沒丟，它去了另一個地址、還在路上、或被退回寄件方。第一件事是確認他們檔案上的地址，不是你現在住的地址。第二件事是確認「已寄出」是哪一種——有沒有追蹤、要不要簽收。第三件事是確認你等的時間算不算久，以及從哪一天開始算。如果追蹤顯示已送達，那就變成「到了地址但沒到你手上」，是另一條線。正式通知要用他們指定的管道，並且一次講完編號、寄出日期、檔案地址、追蹤結果。等的期間先確認手上舊的那一份還能不能用。