正本、影本、掃描檔、手機裡的照片：哪一種算數，由收的那一方決定
同一份文件其實有四種形式，而你手上有哪一種、對方要哪一種，是兩個獨立的問題。出門前只要對上這一題，很多來回就不會發生。
四種形式，不是三種
正本、實體影本、掃描的 PDF、以及手機裡拍的照片。多數人心裡把後面兩種當成同一件事，因為它們都在手機裡。
但在對方眼中它們不一樣：掃描檔是平整、四角完整、文字清晰的檔案，手機照片則常常有反光、傾斜與裁切。本站另有一篇談重要文件要留幾份、留在哪裡，那一篇說掃描的規格會影響能不能用——差別就在這裡。
決定的是收的那一方
你覺得哪一種夠用不重要，重要的是對方收哪一種。而這一題可以事先問，答案通常很明確。
本站另有一篇談有人要求看你的文件時先問三個問題，其中一題就是「要正本還是影本」。這一篇補的是更細的一層：如果接受影本，那電子的可以嗎？要 PDF 還是可以照片？需要彩色嗎？
有一類文件另外處理
有些場合要的不是「影本」，而是經過某種程序的副本。那一類不能自己印，而且要花時間去辦。
本站另有一篇談被要求公證或正式副本時先問清楚對方要的是哪一種。聽到「certified」「notarized」這類說法的時候，先停下來確認，不要直接送一份自己掃的過去。
現場最常見的兩種失敗
第一種是檔案太大寄不出去，或者上傳被系統擋下來。第二種相反：印出來被說看不清楚，因為那是從手機照片印的。
兩種都不是文件的問題，是形式沒準備。事前處理一次，之後每次都用得上。
事前準備三個版本就夠
每一份重要文件準備三個版本，放在同一個資料夾裡：一份高品質的掃描（存檔用）、一份壓縮過的（上傳用）、以及知道去哪裡印（實體用）。
本站另有一篇（在工具站）談把紙本變成找得到的檔案，命名比掃描重要；另有一篇（在工具站）談家裡沒有印表機的時候在外面列印與掃描。這兩件事一起做完，這一題之後就不會再卡住。
本文的範圍
本文只說明形式的差別與該問的問題，不敘述任何機關或機構對文件形式的要求，不判斷任何形式是否被接受，也不構成法律或移民建議。
實際要求請以接收單位的正式說明為準。
重點
同一份文件有四種形式，而掃描檔跟手機照片不是同一種。決定的是收的那一方，所以事先問：接受影本嗎？電子的可以嗎？PDF 還是照片？要彩色嗎？聽到「公證」或「正式副本」要停下來確認。每份重要文件準備三個版本——高品質掃描、壓縮過的上傳版、以及知道去哪裡印。