對方要的那份文件，你的國家根本不核發：這一題有標準的處理方式

先確認是「拿不到」還是「不存在」

這兩種的回答方式完全不同。拿不到的話，路是想辦法拿；不存在的話，路是提出替代並說明。先花二十分鐘確認自己在哪一種，之後會省掉好幾輪。

本站另有一篇談哪份文件由誰核發，問對機關比問對問題重要。確認的方式是去問母國的核發體系，而不是問美國這一邊的人——他們通常不知道你的國家發不發。

同一件事在你的國家可能叫別的名字

很多時候是名字對不起來，東西其實存在。對方要的是那份文件證明的「內容」，而不是那個名稱。所以問法是：這一項你們要用來確認什麼？

本站另有一篇談非英文文件什麼時候需要翻譯，要翻到什麼程度。名稱對不上的時候，翻譯上加一行說明它在當地相當於什麼，通常就能解決。

真的沒有的時候，要準備兩樣東西

第一樣是替代文件，第二樣是說明它為什麼是替代。只給替代不說明，多數會被退回來；只說明沒有附替代，等於沒有回應。

說明要寫成幾行事實：這份文件在我的國家由誰核發、涵蓋的內容是什麼、以及為什麼你們要的那一種不存在。不必寫成信，寫成條列反而清楚。

• 實際可以做的
• 替代文件本身，以及它的翻譯
• 一段說明：對方要的那一項在你的國家對應到什麼
• 如果有官方的說法（網站頁面、機關回覆），一併附上
• 你為了確認這件事做過什麼：問過誰、哪一天

先問再送，不要送了再解釋

在送出之前先問一句「我的國家沒有這一項，你們通常接受什麼替代？」——這一句常常會直接得到答案，因為對方處理過同樣的情況。

本站另有一篇（在工具站）談跟一個機構要一份紀錄的時候用他們的名字講。這裡是同一個原則：用他們的分類問，比用你的處境問更容易得到具體的回覆。

兩邊說法不一樣的時候

問了兩個人得到兩種答案，這在這一類問題上很常見，因為它落在標準流程之外。本站另有一篇談兩個窗口說法不一樣的時候先確認他們回答的是不是同一個問題。

要拿到的是書面。口頭說「這樣可以」在換人之後不算數，而這一類的處理通常要跨好幾個人。

什麼時候該停下來找人

如果這一份文件卡住的是一件有期限、而且後果不小的事，那就不是繼續自己查的時候。本站另有一篇談什麼時候該找移民律師，而不是繼續自己查。

本站另有一篇談不要在論壇上找答案，官方查詢管道怎麼用。這一類問題在論壇上的答案特別不可靠，因為每個國家的情況都不一樣。

本文的範圍

這一篇講的是可以自己完成的確認與整理方式，寫的是做法。不敘述任何國家的文件制度，不判斷任何文件是否可以替代，不說明任何機關的受理規定，也不構成法律或移民建議。

可接受的替代方式由收件的那一方決定，請以他們的正式說明為準，必要時諮詢合格的專業人員。