被要求公證或正式副本時：先問清楚對方要的是哪一種

先分清楚：見證簽名，還是正式副本

一種是有人見證你在文件上簽名並在旁邊蓋章，處理的是「這個簽名是本人簽的」。另一種是由核發那份文件的單位出一份帶有官方標記的副本，處理的是「這份內容跟原本一致」。

這兩種通常不是同一個地方辦的，也不能互相取代。所以第一步不是找地方，是先確認對方要的是哪一種。

把對方的要求原文抄下來

要求通常寫在信件、表單或網頁上，而那句話用的英文詞就是關鍵。把那句原文抄下來或拍下來，拿著它去問，比用自己的理解轉述準得多。

本站另有一篇談收到官方信件時要先看哪三個地方。要求文件的那一段通常就在那三個地方裡面。

正式副本多半要回到核發的那個單位

如果對方要的是有官方標記的副本，能出那份東西的通常是當初核發它的單位，不是別的地方。所以問題會變成「這份文件是誰核發的」。

本站另有一篇談哪份文件由誰核發，問對機關比問對問題重要。這一題的答案決定你要跑哪裡。

如果是見證簽名，這幾件事先確認

這一類的共同點是：要本人到場、要能證明身分、而且不能事先簽好。除此之外的細節各處不同，要先問。

• 實際可以做的
• 不要先簽——多數情況要當著對方的面簽
• 要帶什麼身分證件、需不需要正本
• 要不要另外的證人在場
• 費用多少、要不要預約、收不收現金以外的付款

文件不是英文的話，可能還牽涉翻譯

有些場合要求的是「翻譯過」，有些是「翻譯過再加上別的程序」，這是兩種不同的要求。同樣要回到對方寫的那句原文。

本站另有一篇談非英文文件什麼時候需要翻譯、要翻到什麼程度。先確認要求，再決定順序。

拿到之後先確認再收，並且留一份掃描

當場檢查名字拼法、日期、印章或標記在不在、有沒有缺頁。離開之後再發現不對，多半要重跑一趟。

回家先掃描一份存起來。這一類文件常常是限量的、要收費的，而且不一定隨時補得到。

本文的範圍

本文只說明可以先確認的順序與該問誰，不敘述任何公證、認證或副本的規定、程序與效力，不判斷任何文件或副本是否符合任何要求，也不推薦任何服務或機構。實際要求請以要求你的那一方與核發單位的正式說明為準；牽涉法律效力的問題請諮詢合格的專業人員。