文件沒過期，可是你的情況變了：要重看的是它當初根據什麼核發
多數人管理文件的方式是看到期日，那是對的，但不夠。每一份文件背後都有一個當時成立的事實——受雇於某一家、就讀某一所、住在某一州、跟某人是什麼關係。事實變了，日期不會動，但那份文件所描述的狀態可能已經跟現在不一樣。
先把手上的文件按「根據什麼」重排一次
平常是按種類或按到期日排。這一次換一種：每一份旁邊寫一行「它成立的前提是什麼」——雇主、學校、地址、婚姻或親屬關係、或者只是你本人的身分。
本站另有一篇談哪份文件由誰核發，把手上的文件按來源分堆。來源與前提通常是同一個答案：由雇主開的，前提就是那份工作。
情況變了的時候，先看的是哪幾份
把上面那張表打開，找出前提含有這次變動的那幾份。換工作就找所有跟雇主有關的；搬到別州就找所有寫著地址或發證州的；家庭狀況改變就找所有出現另一個人名字的。
這一步的用意不是判斷後果，而是先知道範圍有多大。不列出來的話，你會憑印象只想到最明顯的那一兩份。
「要通知」與「要換新的」是兩件事
有些情況只需要讓某一方知道，有些則牽涉到重新核發，兩者的對象、時限與流程都不同。混在一起處理，最常見的結果是通知做了、但該換的沒換。
本站另有一篇談搬家之後哪些單位需要知道你的新地址，其中第一件事就是分清楚「有義務通知」與「建議通知」。同一個分法在這裡適用，只是觸發的原因從搬家換成了別的。
這一題該問誰，本站不回答
哪些變動會影響哪一份文件、要不要處理、有沒有期限——這些是規定的問題，各種身分別與各種情況的答案都不同，本站一律不敘述。要問的是核發那份文件的機關，或有執業資格的專業人員。
本站另有一篇談什麼時候該找移民律師，而不是繼續自己查。情況變動這一類，多半就落在那一篇說的範圍裡。
在得到答案之前，先不要處理掉舊的
舊的那一份即使已經不描述現在的你，它仍然是「當時是什麼狀態」的證據。在新的安排確定之前，不要丟、不要覆蓋掉掃描檔。
本站另有一篇談過期或被取代的文件挑出來之後怎麼辦，其中的原則是不確定的時候就留著。本站另有一篇談舊的那一份與新的那一份之間，這段時間你手上有什麼。
把這次變動記進時間軸
變動發生的日期、你什麼時候發現要處理、問了誰、得到什麼答案。這幾行之後會比你以為的更常用到，因為之後很多表格問的都是「什麼時候開始／什麼時候結束」。
本站另有一篇談自己維護一份身分時間軸。情況變動就是那條線上最值得記的一種點，因為它通常沒有任何一份文件會替你記下來。
本文的範圍
本文只說明可以自己整理的盤點方式與紀錄方式，不敘述任何身分別的規定、通知義務、期限或換發程序，不判斷任何情況變動的效果，不提供移民或法律上的建議，也不能替代專業人員的意見。
實際該怎麼處理，請以核發文件的機關的正式說明為準，或諮詢有執業資格的移民律師。
重點
多數人管理文件是看到期日，那不夠。每一份文件背後都有一個當時成立的事實：受雇於某一家、就讀某一所、住在某一州、跟某人是什麼關係。事實變了，日期不會動。先把手上的文件按「根據什麼」重排一次，每一份旁邊寫下它成立的前提。情況變了就打開那張表，找出前提含有這次變動的那幾份——這一步是為了知道範圍，不是判斷後果。分清楚「要通知」與「要換新的」是兩件事。這一題本站不回答，要問核發機關或專業人員。在得到答案之前不要處理掉舊的，並把這次變動記進時間軸。