正本、影本、扫描档、手机里的照片：哪一种算数，由收的那一方决定
同一份文档其实有四种形式，而你手上有哪一种、对方要哪一种，是两个独立的问题。出门前只要对上这一题，很多来回就不会发生。
四种形式，不是三种
正本、实体影本、扫描的 PDF、以及手机里拍的照片。多数人心里把后面两种当成同一件事，因为它们都在手机里。
但在对方眼中它们不一样：扫描档是平整、四角完整、文字清晰的文件，手机照片则常常有反光、倾斜与裁切。本站另有一篇谈重要文档要留几份、留在哪里，那一篇说扫描的规格会影响能不能用——差别就在这里。
决定的是收的那一方
你觉得哪一种够用不重要，重要的是对方收哪一种。而这一题可以事先问，答案通常很明确。
本站另有一篇谈有人要求看你的文档时先问三个问题，其中一题就是「要正本还是影本」。这一篇补的是更细的一层：如果接受影本，那电子的可以吗？要 PDF 还是可以照片？需要彩色吗？
有一类文档另外处理
有些场合要的不是「影本」，而是经过某种进程的副本。那一类不能自己印，而且要花时间去办。
本站另有一篇谈被要求公证或正式副本时先问清楚对方要的是哪一种。听到「certified」「notarized」这类说法的时候，先停下来确认，不要直接送一份自己扫的过去。
现场最常见的两种失败
第一种是文件太大寄不出去，或者上传被系统挡下来。第二种相反：印出来被说看不清楚，因为那是从手机照片印的。
两种都不是文档的问题，是形式没准备。事前处理一次，之后每次都用得上。
事前准备三个版本就够
每一份重要文档准备三个版本，放在同一个文件夹里：一份高品质的扫描（存盘用）、一份压缩过的（上传用）、以及知道去哪里印（实体用）。
本站另有一篇（在工具站）谈把纸本变成找得到的文件，命名比扫描重要；另有一篇（在工具站）谈家里没有打印机的时候在外面打印与扫描。这两件事一起做完，这一题之后就不会再卡住。
本文的范围
本文只说明形式的差别与该问的问题，不叙述任何机关或机构对文档形式的要求，不判断任何形式是否被接受，也不构成法律或移民建议。
实际要求请以接收单位的正式说明为准。
重点
同一份文档有四种形式，而扫描档跟手机照片不是同一种。决定的是收的那一方，所以事先问：接受影本吗？电子的可以吗？PDF 还是照片？要彩色吗？听到「公证」或「正式副本」要停下来确认。每份重要文档准备三个版本——高品质扫描、压缩过的上传版、以及知道去哪里印。