すでにアメリカにいるのに母国の書類が必要になったら：まず三つのことを確認する
当サイトには、母国で発行される何種類かの書類は、離れてから手続きするとずっと難しくなることについての別の記事があります。出生証明、学歴や成績、無犯罪証明、婚姻や親族関係の書類。こうした種類は、アメリカに来て、どこかの機関に求められて初めて思い出すことがよくあります。こちらにいながら同じ書類を手続きする場合に難しいのは、どの段階も長くなることで、しかも一度間違えたときにやり直すコストが現地にいるときよりずっと高くなります。ですから、先に動き出すよりも、先に確認してから動くほうが役に立ちます。
一つ目：受け取る側が求めているのはどの種類か
同じ書類にもいくつかの形があります。原本、発行機関が出す公式の写し、翻訳、そして追加の表示が付いたものです。「出生証明」を求める機関が実際に必要としているのはそのうちの一種類だけかもしれず、確認する前に受け取った種類が有効とは限りません。
相手の要求は一字一句書き写し、自分の言葉に言い換えないでください。当サイトには、公証や正式な写しを求められたら、相手が求めているのはどの種類かを先に確認することについての別の記事があります。この点は、母国の書類ではとくに方向を間違えやすいところです。
二つ目：発行機関は現地にいない人の申請をどう受け付けるか
聞くべきなのはこの一文です。本人が現地にいない場合、この書類はどのように申請できますか。考えられる答えはいくつかあります。オンライン、郵送、本人でなければならない、あるいは委任できる。答えを得る前に代行業者を探さないでください。自分にどの種類のサービスが必要なのか、まだ分かっていないからです。
尋ねるときは、自分の言い方ではなく、その機関自身の用語で伝えます。当サイト（ツールサイト）には、ある機関に記録を請求するときは、まず相手側の呼び名で伝えることについての別の記事があります。
三つ目：何部必要か
この点はいちばん飛ばされやすく、しかもその代償がいちばん釣り合いません。一部多く請求するコストはわずかなお金ですが、一部足りないときのコストは手続き全体をもう一度やり直すことで、しかもその間にまた二か月空く可能性があります。
部数を決めるときは、あとで使う可能性のある場面も数に入れます。当サイトには、母国で発行される何種類かの書類についての別の記事があります。その中の数部多めに用意しておく理由は、ここでも同じように当てはまります。
誰かが代わりに手続きしてくれるときは、先に四つのことを決めておく
多くの場合、家族か友人に頼むことになります。先に決めておくのは、必要なのはどの種類のものか、何部必要か、受け取ったあとどこへ送るか、そして万一、機関からほかのものが必要だと言われたときに誰が決めるか、です。四つ目がいちばん問題になりやすいところです。相手は窓口の前に立っていて、あなたの返事を待つことができないからです。
もう一つは、あなた自身がすることです。受け取る側の要求の原文をその人に送り、口頭で伝えないでください。当サイトには、誰かが代わりに書類を処理してくれるとき、助けてもらう側にも自分にしかできないことがいくつかあることについての別の記事があります。
時間は締め切り日からさかのぼって計算する
先へ向かって「だいたいどのくらいかかるか」を数えると、通常は少なく見積もってしまいます。目に見えない区間がいちばん長いからです。機関での処理、国際郵便、そして受け取ったあとにさらに翻訳やもう一つの手続きが必要になる可能性もあります。
やり方は、相手が求める日付からさかのぼり、区間ごとに余裕を取ってから、今日何をするかを決めることです。当サイト（ツールサイト）には、「何日以内」はどの日から数え始めるのかについての別の記事があります。起点を確認しておいて初めて、さかのぼる計算に意味が出ます。
送ってもらう区間では、原本を一度送って終わりにしない
国際郵便は途中で扱う人が多く、追跡できる程度もまちまちで、原本をなくすと通常は二部目がありません。ですから、送る前にまずスキャンし、送るときは進み具合を確認できる方法を選び、伝票番号と日付を記録しておきます。
受け取ったら、まず内容と氏名のつづりを確認し、それからしまいます。当サイトには、書類を別の場所へ移すとき、持ち歩くか、送るか、先にスキャンするかについての別の記事があります。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、先に何を確認するか、人とどう役割を分けるか、そして時間をどう見積もるかで、書いているのは順番です。当サイトは、いかなる国、いかなる機関の規定や申請手続きも説明せず、いかなる機関を代表するものでもなく、いかなる書類がいかなる要件を満たすかどうかも判断しません。
実際のやり方は、発行機関と受け取る機関それぞれの正式な説明が基準です。法律や滞在資格に関わる部分は、資格のある人が扱うべき事柄です。
ポイント
動く前に三つのことを確認します。受け取る側が求めているのはどの形か（要求は一字一句書き写す）、発行機関は現地にいない人の申請をどう受け付けるか（相手の用語で尋ね、答えを得る前に代行業者を探さない）、そして何部必要か（多く請求するコストはわずかなお金、足りないときのコストはさらに二か月待つこと）。誰かが代わりに手続きしてくれるなら、どの種類か、部数、どこへ送るか、その場でほかのものを求められたときに誰が決めるかを先に決めておきます。時間は締め切り日からさかのぼって計算し、原本は送る前にスキャンして伝票番号を残します。