書式に記入するとき：書き方がわからない欄は、空欄にも当て推量にもしない
たいていの書式のたいていの欄は書類から書き写すもので、本当に行き詰まるのは通常二つか三つの欄だけです。厄介なのは、その二つか三つの欄に対する人の反応です。空欄のままにするか、感覚で何かを書き入れるかのどちらかになりがちですが、どちらの場合も、あとの対処にかかる手間は、先に一度尋ねる場合より大きくなります。
その欄が求めているのは事実か選択かを先に区別する
事実を求める欄（番号、日付、発行機関、住所）の答えは、手元の書類の中にあります。やり方は書き写すことで、記憶に頼らないことです。記憶は日付の月と日を逆に覚えていたり、番号を一桁少なく覚えていたりします。
選択を求める欄だけが自分の判断を必要とし、たいていはそれが行き詰まる欄です。まず書式をこの二種類に分けると、尋ねるべきことは実はそれほど多くないとわかります。
空欄と当て推量は、種類の違う二つの面倒
空欄は通常、記入漏れとして扱われ、一式まるごと差し戻されてやり直しになります。当て推量が外れた場合はもっと面倒です。それは「あなたが記入した答え」になり、以後、食い違いが出るたびに説明しなければならなくなります。
ですから、行き詰まったときにすべき三つ目のことは、尋ねることです。当サイトには、どの書類をどこが発行するのかについての別の記事があります。同じ原則がここにも当てはまります。その書式を出している機関に尋ねます。ほかの人に尋ねたり、掲示板で探したりはしません。
「該当しない」「ない」「わからない」は三つの別々のこと
この三つの状況は、自分の中ではどれも「書けない」ですが、書式を受け取る側にとっては三つの異なる状態です。そして、それぞれをどう表記するかは、その書式の説明で決まります。
言えるのは、尋ねる質問はこういう形になる、ということです。「私のような場合でこの欄が該当しないときは、空欄にするのか、何らかの表記を書くのか、それとも別に説明を添えるのか」。相手がそのまま答えられるところまで、質問を具体的にします。
氏名・日付・住所の三つの欄で間違いが起きるのは、書き方が一つではないから
この三つは、これまでいろいろな場所で違う書き方をしてきたもので、記入するその場では、そのとき思い浮かんだ書き方を選んでしまいます。難しいのは、同じ一人の人が、書式によって違う姿に見えてしまうことです。
当サイトには、氏名や生年月日が書類によって食い違っているときにどう対処するかについての別の記事があります。当サイトには、住所、電話番号、email も一致している必要があることについての別の記事があります。記入する前に、今回どの書き方を使うのかを決め、以後もすべて同じ書き方を使います。
記入し終えたら、自分が記入したものを一部残す
次の書式でも同じことを尋ねられます。そして二回の答えが食い違えば、それ自体が新しい問題になります。二回とも正直に記入していたとしても、です。
ですから、提出する前に写真を撮るかスキャンして一部残し、この件のほかの記録と同じ場所に置きます。当サイトには、重要書類を何部、どこに保管しておくかについての別の記事があります。この一部も、その方法で保管します。
書き直しのあるものは、まだ使えるとは限らない
訂正の跡がある書式を受け付けない機関もあり、そのことは通常、いちばん目立つ場所には書かれていません。自宅で記入し終えたら一日置き、翌日にもう一度確かめると、書き間違いに自分で気づきやすくなります。
当サイトには、公的機関の窓口へ出向く前に済ませておく五つのことについての別の記事があります。そのうちの一つが、書式を先に自宅で記入して確認しておくことです。本当に書き間違えた場合は、もとの用紙の上で直すより、印刷し直すほうが安全です。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、書式に記入するときに自分でできる整理と、質問の仕方です。いずれかの書式の欄の定義、記入の規則、表記の方法、受理の基準については述べません。いずれかの書式の意味を解釈することもしません。また、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。
具体的な問題はすべて、その書式を出している機関の公式の説明が基準です。あるいは、資格のある専門家に相談してください。
ポイント
まず欄を、事実を求めるものと選択を求めるものの二種類に分けます。事実は書類から書き写し、記憶に頼りません。行き詰まるのは通常二つか三つの欄だけです。空欄は記入漏れとして扱われ、当て推量が外れればそれがあなたの記入した答えになります。ですから三つ目の方法は、その書式を出している機関に尋ねることです。「該当しない」「ない」「わからない」は、書式を受け取る側にとっては三つの状態です。それぞれをどう表記するのかをはっきり尋ねます。氏名、日付、住所で間違いが起きるのは書き方が一つではないからです。先に一つに決め、以後はそれを使います。提出する前に自分が記入したものを一部残します。書き直しのあるものは、まだ使えるとは限りません。