公的機関から手紙が届いたら、まず見る3つの場所

まず、手紙の種類とケース番号を見る

レターヘッドの近くには、通常、手紙の種類を示すコードとケース番号があります。この2つの情報で、その手紙が通知なのか、追加書類の提出の要求なのか、決定書なのかが決まります。

ケース番号は書き写しておきます。その後の照会や連絡のすべてで使うことになります。

次に、回答期限があるかどうかを見る

手紙に期限が書かれているなら、それがその手紙でいちばん重要な情報です。期限は通常、「本通知の受領後何日以内」という形か、明確な日付で示されます。

期限の数え方は書類の種類によって異なります。はっきりしないときは手紙そのものの文言を基準にし、最終日ぎりぎりにならないよう早めに動いてください。

• 実際にできること
• 期限をカレンダーに書き写す
• それより前にリマインダーを設定し、書類を準備する時間を確保する

最後に、何をするよう求められているかを見る

多くの手紙には、「あなたが何をする必要があるか」をはっきり書いた段落が1つあります。残りの紙面は、たいてい法令の引用と一般的な説明です。

読み終えても何をすればよいのか分からない場合、それは、その機関または資格のある専門家に確認が必要だという合図です。

封筒も含めて、すべて残しておく

読み終えた後、本文の数ページだけを残すことはしないでください。封筒には通常、発送日を示す印があり、その日付が重要な手がかりになる場合があります。

全体をスキャンするか写真に撮って保存し、原本はいつも書類を保管している場所にしまいます。当サイトには、重要書類を何部残し、どこに保管するかについての別の記事があります。

読んでも分からないときは、自分で推測しない

公的機関の手紙は用語の密度が高く、法令の条文番号を引用していることもよくあります。なじみのない言葉を見たら、その意味を調べるのはかまいませんが、それをもとに、その手紙が自分にとって何を意味するのかを推測してはいけません。

尋ねるなら、窓口は手紙に印刷されている連絡先か、その手紙を発行した機関です。当サイトには、どの書類をどこが発行するのかについての別の記事があります。インターネット上の他人の体験談（当サイトも含みます）は、あなたのこの1通の手紙の根拠にはなりません。状況は一人ひとり違うからです。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、手紙の中の情報を素早く見つける方法と、どんな記録を残すべきかです。いずれの手紙の種類、コード、内容の意味も解釈せず、期限の数え方や回答しなかった場合の結果についても述べません。法律上または移民に関する助言でもありません。具体的な疑問はすべて、その手紙と発行機関の正式な説明を基準にするか、資格のある専門家にご相談ください。