今日の外出に持っていくのはどれか：ふだんの一組と手続きの日の一組は、同じリストではない
多くの人には「身分証明書類」という一つの考え方しかありません。そのため、何でも持ち歩くか、何でもしまい込むかのどちらかになり、必要なその日に、手にしているのが違う書類だったと気づきます。二つのリストに分けておけば、このことを毎回判断し直す必要がなくなります。
まず、リストは二つあると受け入れる
ふだんのリストの目標は、持つものを最小限にしつつ、急に生じた場面にも対応できることです。手続きの日のリストの目標は反対で、一枚足りないせいでその一回が無駄足にならないことです。
二つは判断の基準が違うので、一つのリストで間に合わせることはできません。そして、どちらもごく短いものです。一度書いてしまえば、以後は毎日それに沿って手に取るだけです。
ふだんのリストの原則は「リスク×日数」
あるものを毎日持ち歩けば、紛失の確率は日数とともに積み重なります。そして再発行の負担が大きいものは、積み重なった代償が特に大きくなります。ですから、ふだんのリストで問うべきなのは「万一なくしたら、取り戻すのにどのくらいかかるか」です。
当サイトには、ソーシャルセキュリティカード（SSN のカード）の発行機関、保管の方法、そして持ち歩かないことについての別の記事があります。当サイトには、重要書類を何部、どこに保管しておくかについての別の記事があります。その記事の三層の保管が、このリストのもとになっています。ふだん持ち歩くのは、いちばん外側の層です。
手続きの日は逆。多めに持ち、しかも原本を持っていく
リストのある項目について、手元のものが有効と扱われるか確信が持てないなら、関係しそうなものはすべて持っていきます。多めに持っていっても損はありませんが、足りなければ並び直しになります。しかも、コピーを受け付けない場面は多くあります。
当サイトには、公的機関の窓口へ出向く前に済ませておく五つのことについての別の記事があります。そのうちの一つが、公式に公告されている必要書類のリストを印刷し、順番どおりに並べておくことです。そのリストがその日のリストです。使い終わったらしまい、毎日持ち歩くものにはしないでください。
スマートフォンの中のものは控えであって、代わりではない
スキャンデータは便利ですが、それが有効と扱われるかどうかを決めるのはあなたではありません。受け付ける場面もあれば受け付けない場面もあり、それがわかるのは、相手に受け付けないと言われたその瞬間です。
当サイトには、原本、コピー、スキャンデータ、スマートフォンの中の写真についての別の記事があります。同じ書類には四つの形があり、手元にどの形があるかと、相手がどの形を求めるかは、別々の二つの問題です。ですから、スマートフォンの中のものの用途は「急に尋ねられたときに、ひとまず情報を伝える」ことであって、原本を持って出向く手間を省くことではありません。
原本を持ち出した日は、その日のうちに定位置に戻す
原本がなくなるタイミングは、たいてい帰り道と、帰宅してからの数時間です。そのころには用事は終わっていて、注意力も切れています。
ですから、決まりは考えなくても済むほど単純にします。原本が定位置を離れたら、その日のうちに定位置に戻す、です。当サイトには、書類をあとで見つけられる形に整理することについての別の記事があります。その記事の要点は場所を固定することで、この一文は、その場所を保つための方法です。
提示を求められたその場で、まず確かめるのは相手
何を持つかは一つのことで、誰に見せるかは別のことです。リストが解決するのは前者で、後者は別に一度考えておく必要があります。それも、落ち着いているときに先に考えておきます。
当サイトには、書類を見せるよう求められたときは、まず相手が誰で、何を見たいのかを確かめることについての別の記事があります。この記事の二つのリストは、その場で探し回らずに済むようにするためのものです。ただし、出すかどうか、どれを出すかは、やはりあなたの判断です。
この記事の範囲
この記事で扱うのは、持っていくものを二つのリストに整理する方法です。いずれかの場面での身分証明書類の要件については述べません。いずれかの書類の効力や適用範囲も説明せず、いずれかの書類を持っていくべきかどうかの判断もしません。また、法律上または移民に関する助言にあたるものでもありません。
実際の要件は、その場面またはその機関の公式の説明が基準です。
ポイント
リストを二つに分けます。ふだんのリストは最小限に、手続きの日のリストはもれなく、です。ふだんの判断基準は「使うかどうか」ではなく「なくしたら取り戻すのにどのくらいかかるか」です。ですから、再発行の負担が大きいものは定位置に置いておきます。手続きの日は逆で、確信が持てなければすべて持っていき、しかも原本を持っていきます。コピーを受け付けない場面が多いからです。スマートフォンの中のスキャンデータは控えであって代わりではなく、有効と扱われるかどうかは受け取る側が決めます。原本が定位置を離れたら、その日のうちに定位置に戻します。最後に、何を持つかと誰に見せるかは別のことで、後者は別に考えておく必要があります。