雇用主に在職証明書を頼む：相手が求めているのがどれなのかをまず確認する

まず求めている側に、どの情報が必要かを聞く

「この人は現在在職している」ことと役職を求める相手もいれば、収入の数字を求める相手もいれば、雇用の開始日と終了日を求める相手もいます。この三つはしばしば同じ一つの言葉でまとめて呼ばれますが、発行されるのは別々の書類です。

ですから最初にすることは、求めている側に戻って聞くことです。このレターにはどの項目を載せる必要がありますか？金額を明記する必要がありますか？原本や押印は必要ですか？答えを書き留めてから申請すれば、一往復を省けます。

発行するのは、たいていあなたの上司ではない

多くの会社では、この種のレターは人事または給与担当部門が発行します。社内システムを通す会社もあれば、専門のサービスに外部委託している会社もあります。ですから聞くべきなのは手順です。どう申請するのか、おおよそ何営業日かかるのか、書式に制限はあるのか。

もう一つ重要なことがあります。自分で書き上げてから署名を頼むことはしないでください。この種の書類の価値は、雇用主が自らの書式で発行することにあります。あなたが自分で起草した版は受け付けられない可能性があり、相手を困らせる可能性もあります。あなたにできるのは、相手が必要とする情報を伝えることです。たとえば、誰に宛てて送るのか、どの項目を含めるのか。

早めに頼む。時間のコストがかかるから

このレターはその場で印刷されるものではありません。数営業日かかるのはよくあることで、休暇にあたるとさらに長くなります。そして、これを必要とする手続きにはたいてい期限があります。

賃貸の申し込みでは特にはっきり表れます。良い物件は数日ももちません。当サイト（賃貸サイト）には、申し込みに用意する書類についての別の記事があります。その中の収入証明がまさにこの種類です。ローンの手続きはまた別の形です——当サイト（住宅購入サイト）には、追加書類の提出が一巡また一巡と続くことについての別の記事があります。一巡ごとの待ち時間がそのまま手続き全体に上乗せされます。この二つの場合はどちらも、求められてから申請を始めるのでは間に合いません。

受け取ったら、まず自分でひととおり照合する

見るのは四つです。氏名のつづり、日付、役職と雇用の開始日・終了日、そして会社のレターヘッドと照会可能な連絡先があるかどうか。誤字はこの段階なら直すのは早く、提出したあとで直すとなると手続きをもう一度やり直すことになります。

氏名には特に注意が必要です。このレターは、あなたのほかの書類と照合されるからです。当サイトには、氏名や生年月日が書類ごとに合わないときにどう対処するかについての別の記事があります。

一部残し、誰に渡したかを書き留める

自分用に完全な写しを一部残し、発行日とどこに渡したかを書き留めます。同じ時期にいくつもの手続きで必要になった場合、手元のこの一部が誰のために発行されたものか、金額が載っているかどうかを把握しておく必要があります。

もう一つ心づもりをしておくことがあります。この種のレターにはたいてい「新しいか古いか」の問題があります。発行日が早すぎる版は、もう一部発行し直すよう求められる可能性があります。ですから、手間を省こうとしてずっと前に一通頼んで置いておくことも、半年前の一部をそのまま使うこともしないでください。当サイトには、初出勤の日に雇用主が求める書類についての別の記事があります。その記事の原則はここでも同じように当てはまります。何を提出したか、いつ提出したかを、自分で一行記録しておきます。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、申請の順番と照合すべき項目です。この種の書類に関するいずれの雇用主、機関、所管機関の要件や書式も説明せず、いかなるレターの内容も代わりに起草せず、いかなる個別の事例も判断せず、法律上、移民上、または財務上の助言にあたるものでもありません。実際の要件は、あなたに提出を求めている側とあなたの雇用主の正式な説明を基準とし、必要に応じて資格のある専門家に相談してください。