書類は期限切れではないのに古すぎると言われたら：有効期間は二種類あり、二つ目は相手の要求に書かれている

二種類の有効期間が同じ言葉に混ざっている

一つ目は書類に印刷されていて、発行した機関が決めます。その日を過ぎると、その書類はもう有効ではありません。二つ目は書類にはなく、受け取る側が決めるもので、「これは最近発行されたものであること」という意味です。

二つ目が意味しているのは、時間がたつと情報がすでに変わっているかもしれないと相手が考えている、ということです。そのため同じ書類でも、Aでは使えて、Bではもう一度発行し直す必要があり、どちらも間違ってはいません。

二つ目は通常、向こうからは言ってくれないので、聞き出す

必要書類のリストには書類名しか書かれていないことが多く、期間の条件は注記に隠れているか、そもそも担当者の判断の中にしかありません。突き返されて初めて知ることになれば、その一回は無駄足です。

ですから、尋ねるときにもう一言加えます。この書類には発行時期の条件がありますか。当サイトには、口座開設、携帯電話の契約、賃貸契約（リース）の締結で同じ一式の書類を繰り返し求められることについての別の記事があります。質問を相手がそのまま答えられる程度まで分けるという考え方は、ここにも当てはまります。

この種の条件が付くのは、通常、内容が変わる種類の書類

規則性は単純です。内容が時間とともに変わるものだけが、新しいものを求められます。一度きりで、事実がもう変わらないものには、通常この問題はありません。

ですから、必要書類のリストを受け取ったら、まず自分で二つの山に分け、変わるほうの山について期間の条件があるかを聞きに行くことができます。こうすれば一度の質問で済み、一項目ずつ確認する必要がありません。

• 実際にできること
• 新しいものを求められる：状態を示す証明や、取引・やり取りの記録にあたる証明
• 通常は求められない：出生や学歴のように、すでに確定した事実を記録したもの
• 場合による：機関が発行し、内容が時間とともに更新される種類のもの

「発行日」はあなたが思っている日とは限らない

数えられるのは通常、書類に印刷された日付で、あなたが受け取った日でも、提出した日でもありません。その間に翻訳、公証、郵送が挟まれば、その日数もすべて含まれます。

当サイトには、公証や正式な写しを求められたら、相手が求めているのはどの種類かを先に確認することについての別の記事があります。そうした手続きは時間を使うので、今日から先へ数えるのではなく、提出する予定の日からさかのぼって計算します。

発行し直すときは、先に何部必要かを確認する

同じ時期に、一か所だけでなく複数の所から求められることがよくあり、発行し直すコストと待ち時間は固定です。一度に三部請求するのと、三回に分けて請求するのとでは、差が大きくなる可能性があります。

当サイト（ツールサイト）には、ある機関に記録を請求するときは、自分の呼び名ではなく、まず相手側の呼び名で伝えることについての別の記事があります。何部必要か、一部ずつ別々に封緘する必要があるかは、同じ一本の電話ですべて聞いておきます。

順番を組むときは、期間の条件があるものを後ろに置く

期間の条件がある書類を先に用意すると、ほかの項目がそろうころには古すぎるものになっているかもしれません。この種類は提出が近づいてから発行してもらうことで、無駄な発行を避けられます。

当サイトには、どの書類がほかの手続きの前提になるのか、先に依存関係を図にすることについての別の記事があります。その依存関係の図では、期間の条件がある項目に別の印を付けておきます。それらの位置を決めるのは依存関係ではなく、提出日だからです。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、二種類の有効期間の違い、何を聞くべきか、そして順番をどう組むかで、書いているのは段取りの方法です。当サイトは、いかなる書類についても期間の長さを列挙しません。いかなる機関や官庁の要件も説明せず、いかなる書類についても受け付けられるかどうかを判断せず、法律上または移民上の助言にもあたりません。

実際の要件は、その書類を受け取る機関の正式な説明を基準としてください。